Cum emiți și trimiți prima factură în e-Factura ca PFA

Prima factură trimisă prin e-Factura pare mai complicată decât este. Pregătirea se face o singură dată: datele entității, un cont bancar, o serie de numerotare și accesul la Spațiul Privat Virtual (SPV). După aceea, fiecare factură înseamnă câteva minute de lucru și un răspuns de la ANAF pe care trebuie doar să-l citești. Iar dacă ți-e teamă să nu greșești ceva: o factură completată greșit e respinsă de ANAF înainte să ajungă la client, iar tu o corectezi și o trimiți din nou.

Ghidul este scris pentru PFA, ÎI și PFI neplătitoare de TVA. Prima parte e valabilă oricum ți-ai emite facturile. A doua arată cum parcurgi același drum în swapp.ro.

Ce este e-Factura și când te privește

RO e-Factura este sistemul prin care facturile dintre contribuabilii din România trec prin ANAF înainte să ajungă la client. Tu încarci factura, ANAF o verifică, îi aplică sigiliul Ministerului Finanțelor și o pune la dispoziția clientului în SPV-ul lui.

Obligația depinde de client:

• Client firmă sau altă entitate din România (inclusiv un alt PFA): factura se transmite prin e-Factura din 1 ianuarie 2024 (art. 10 alin. 1 din OUG nr. 120/2021).
• Client persoană fizică din România: factura se transmite prin e-Factura din 1 ianuarie 2025 (art. 10^1 alin. 2 din OUG nr. 120/2021). Dacă persoana nu îți dă un cod de identificare fiscală, în locul lui se trec 13 cifre de zero (art. 10^1 alin. 3). Clientului persoană fizică îi dai factura și direct, de exemplu pe e-mail, pentru că el nu are de unde s-o descarce.
• Firmă din străinătate: factura nu trece prin e-Factura. O emiți și i-o trimiți direct. O persoană fizică din străinătate e altă situație: serviciul are de regulă locul în România, așa că factura trece prin e-Factura, cu 13 zerouri în locul codului fiscal. Excepție fac serviciile pe care Codul fiscal le mută la client, cum ar fi consultanța sau programarea pentru cineva din afara Uniunii Europene; în swapp.ro alegi atunci „Locul prestării”: „În țara clientului”, iar factura nu mai trece prin e-Factura. Pentru clienții din Uniunea Europeană ai și alte obligații, descrise în ghidul despre factura către un client din UE.

Faptul că ești neplătitor de TVA nu te scutește de e-Factura. Obligația privește orice persoană impozabilă stabilită în România, indiferent dacă e sau nu înregistrată în scopuri de TVA.

Termenul de transmitere

Ai 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii ca să o transmiți, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită până la care trebuia emisă factura, adică a 15-a zi a lunii de după cea în care ai livrat sau ai prestat (art. 10 alin. 7 din OUG nr. 120/2021 și art. 319 alin. 16 din Codul fiscal). Termenul s-a schimbat de câteva ori din 2024 încoace; regula de mai sus este cea în vigoare din 1 ianuarie 2026.

Un exemplu: emiți factura joi, 1 octombrie. Sâmbăta și duminica nu se numără, așa că termenul se împlinește joi, 8 octombrie. Sărbătorile legale nu se numără nici ele, așa că o zi liberă în interval mută termenul cu o zi.

Dacă întârzii, amenda nu se dă pe fiecare factură. Pentru o persoană fizică, deci și pentru un PFA, transmiterea cu întârziere se sancționează cu amendă de la 1.000 la 2.500 de lei, o dată pentru toate facturile al căror termen a trecut în aceeași lună (art. 13^2 alin. 1 lit. c și alin. 3 din OUG nr. 120/2021). Mult mai scumpă este netransmiterea: o factură B2B care nu trece deloc prin sistem se amendează cu 15% din valoarea ei (art. 13^2 alin. 2). Așa că, dacă ai uitat o factură, trimite-o cât mai repede. Mai bine târziu decât deloc.

Ce pregătești înainte de prima factură

1. Datele entității. Denumirea exactă din certificatul de înregistrare, codul fiscal, numărul de la Registrul Comerțului (un PFI nu are) și adresa completă: stradă, localitate, județ. ANAF respinge facturile în care unei adrese din România îi lipsește localitatea sau județul.
2. Un cont bancar. IBAN-ul pe care vrei să fii plătit. Legea nu cere IBAN pe factură, dar clientul are nevoie de el ca să te plătească.
3. O serie de facturi. Numerotarea trebuie să fie continuă, fără goluri și fără dubluri, după reguli stabilite de tine dinainte (pct. 24 din Normele generale aprobate prin Ordinul MFP nr. 2.634/2015). O decizie internă scurtă, în care scrii seria și numărul de la care începi în anul acesta, e tot ce îți trebuie.
4. Accesul la SPV pentru codul fiscal al entității. Ai nevoie de un certificat digital calificat, înregistrat la ANAF pentru codul tău fiscal. Procedura are mai mulți pași și durează de obicei câteva zile lucrătoare, așa că începe cu ea. Toți pașii sunt în ghidul Conectarea la SPV.
5. Datele clientului. Pentru o firmă: denumirea, codul fiscal și adresa completă. Un cod fiscal greșit sau inexistent este cel mai frecvent motiv de respingere.

Ce se întâmplă după ce trimiți

Când trimiți o factură, primești imediat un index de încărcare, numărul sub care ANAF a înregistrat documentul. Apoi ANAF verifică factura, de obicei în câteva minute, și răspunde în unul dintre două feluri:

• Factura e acceptată (starea „ok”). ANAF îi aplică sigiliul electronic și o pune la dispoziția clientului. Fișierul XML cu sigiliul este originalul facturii (art. 4 alin. 6 din OUG nr. 120/2021). Primești și un index de descărcare, cu care contabilul clientului o regăsește. De aici încolo factura nu mai poate fi modificată sau retrasă. Dacă descoperi o greșeală, o corectezi doar prin stornare (art. 4 alin. 10), așa cum arată ghidul despre stornarea unei facturi.
• Factura e respinsă (starea „nok”). Primești lista erorilor, fiecare cu regula încălcată, de exemplu BR-RO-100 pentru o adresă din București fără sector. Factura nu a ajuns la client.

Ce faci la o respingere

O factură respinsă nu există pentru client. Nu o stornezi și nu emiți alta în locul ei. Corectezi exact ce scrie în mesajul de eroare și o retrimiți (art. 4 alin. 5 din OUG nr. 120/2021). Termenul curge în continuare de la data emiterii, așa că e bine să rezolvi în aceeași zi.

Cele mai frecvente motive de respingere la un PFA sunt:

• un cod fiscal greșit pentru client sau unul care aparține unei firme radiate;
• adresa incompletă, fie a ta, fie a clientului: lipsește județul sau localitatea;
• o adresă din București fără sector;
• o descriere de produs sau serviciu prea lungă.

Nu retrimite o factură care așteaptă încă răspunsul. Dacă ajunge de două ori în sistem, ai două facturi identice la ANAF și niciun mijloc tehnic de a o anula pe una.

Cum faci asta în swapp.ro

1. Înregistrezi entitatea

Când îți faci contul, aplicația îți cere codul fiscal al entității și preia de la ANAF denumirea, adresa și data înființării. Forma de organizare (PFA, ÎI sau PFI) e dedusă din înregistrarea ANAF, iar tu doar o confirmi. O entitate plătitoare de TVA nu poate fi înregistrată, pentru că facturile emise din aplicație nu poartă TVA.

Dacă ai mai emis facturi anul acesta în altă parte, răspunde „Da, în altă parte” la întrebarea despre evidență. Așa poți continua numerotarea de unde ai rămas. Detaliile sunt în ghidul Mutarea din altă aplicație.

După înregistrare, dashboardul îți arată cardul „Primii pași”, cu ce mai e de făcut. Fiecare pas se bifează singur când e gata.

2. Adaugi contul bancar și logoul

În Setări › Entitate comercială fiecare secțiune are propriul „Modifică”. La „Conturi bancare” adaugi IBAN-ul, cu „Adaugă cont bancar”, iar la „Personalizare facturi” încarci logoul și alegi culoarea de accent; „Previzualizează o factură” îți arată pe loc cum ies. Verifică și adresa, printre datele de identificare: strada, localitatea și județul trebuie să fie toate completate.

Contul bancar e obligatoriu în aplicație pentru o factură trimisă prin SPV. O factură fără IBAN nu poate fi trimisă.

3. Verifici seria

Entitatea pornește cu o serie gata făcută. În Setări › Serii facturi îi poți da un prefix și un număr de start, cât timp n-ai emis nicio factură pe ea. După prima factură, numerotarea seriei nu se mai poate schimba. Dacă vrei alta, arhivezi seria și adaugi una nouă.

4. Conectezi entitatea la SPV

Din Setări › Conexiune SPV apeși „Conectează”, alegi certificatul în fereastra browserului și introduci codul PIN. Imediat după ce te întorci, aplicația verifică singură dacă ANAF îți dă acces la e-Factura pentru acest cod fiscal. Dacă ceva nu merge, ghidul Conectarea la SPV explică de ce.

5. Emiți factura

În Facturi emise apeși „Adaugă”. La „Emisă către” alegi clientul din terți sau îl adaugi pe loc, completezi liniile și salvezi. Numărul se alocă din serie în momentul salvării, nu se scrie de mână. Datele tale și ale clientului se copiază pe factură, așa că poți corecta acolo o adresă incompletă fără să umbli în fișa clientului.

6. O trimiți prin SPV

După salvare, pentru un client din România apare mesajul „Factura trebuie trimisă în SPV”, cu butonul „Trimite prin SPV”. Îl poți folosi pe loc sau mai târziu, de pe ecranul facturii ori de pe rândul ei din listă. Secțiunea „SPV” de pe ecranul facturii îți spune și ziua până la care trebuie trimisă. Dacă n-ai conectat încă entitatea, ești întrebat „Conectezi entitatea la SPV?” și dus la conectare.

Înainte să plece, factura e verificată, așa că afli pe loc de un cod fiscal inexistent sau de o adresă incompletă. După ce o trimiți, factura nu mai poate fi modificată, ca să plece exact documentul pe care l-ai văzut.

7. Citești răspunsul

Secțiunea „SPV” de pe ecranul facturii îți spune în cuvinte unde se află factura. Nu trebuie să stai pe ecran, pentru că se schimbă singură în câteva minute:

• La rând. Factura pleacă spre ANAF în câteva minute. Dacă o încercare nu reușește, aplicația reîncearcă singură și îți spune de ce.
• A ajuns la ANAF. ANAF o verifică. De acum vezi și indexul de încărcare.
• Acceptată. ANAF a transmis-o clientului. Apare și indexul de descărcare. Pe cele două indexuri le citezi dacă ai o întrebare pentru ANAF despre factură.
• Respinsă. Factura nu a ajuns la client. Secțiunea îți arată regulile încălcate, fiecare cu mesajul ANAF. O corectezi și o trimiți din nou.
• N-a ajuns la ANAF. Nu a plecat nimic, iar motivul e scris acolo. O poți trimite din nou.

În listă, coloana „SPV” rezumă situația în cinci stări: „Netrimisă”, „În curs”, „Acceptată”, „Prin altă aplicație” și „Eșuată”. Fișierul primit de la ANAF rămâne pe ecranul facturii, iar după acceptare indexurile apar și pe PDF-ul facturii.

Dacă factura e respinsă, devine din nou modificabilă. O corectezi după mesajele afișate, apoi apeși „Retrimite prin SPV”. Încercarea respinsă rămâne în istoric.

Întrebări frecvente

Trebuie să trimit în e-Factura și facturile către persoane fizice?

Da, din 1 ianuarie 2025. Dacă persoana nu îți dă un cod fiscal, factura se emite cu 13 cifre de zero în locul lui. Îi dai factura și direct, pentru că ea nu o primește din SPV.

Factura mea a fost respinsă. Trebuie să o stornez?

Nu. O factură respinsă nu a ajuns la client și nu există în sistem. O corectezi și o retrimiți. Stornarea se folosește doar pentru o factură acceptată.

Ajunge să-i trimit clientului PDF-ul pe e-mail?

Nu, pentru un client din România. Originalul facturii este fișierul din e-Factura. PDF-ul îl poți trimite în plus, din politețe, dar nu ține locul transmiterii.

Am ratat termenul de 5 zile. Ce fac?

Trimite factura acum. Amenda pentru întârziere se dă o dată pe lună, nu pe fiecare factură, și e mult mai mică decât cea pentru o factură netrimisă deloc.