Termeni și condiții de utilizare

1. Cine sunt

Serviciul swapp.ro (denumit în continuare „serviciul”) este oferit de Florescu Ionuț-Cristian PFA, cu sediul în Str. Mehadia nr. 16, bl. 22, sc. 1, ap. 35, sector 6, București, cod poștal 060543, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. F40/298/2020, cod fiscal 42200128 („eu”).

Acești termeni sunt contractul dintre mine și tine, persoana care își creează un cont („tu”). Îi accepți când îți creezi contul și ori de câte ori folosești serviciul. Dacă nu ești de acord cu ei, te rog să nu folosești serviciul.

Termenii se citesc împreună cu Politica de confidențialitate și cu Politica de utilizare a cookie-urilor.

2. Ce înseamnă câțiva termeni

• Cont: accesul tău personal la serviciu, identificat prin adresa ta de email.
• Entitate: o persoană fizică autorizată (PFA), o întreprindere individuală (ÎI) sau o persoană care exercită o profesie liberală (PFI), a cărei evidență o ții în serviciu.
• Titular: utilizatorul care a înregistrat entitatea în serviciu și o administrează. O entitate are un singur titular.
• Date ale entității: tot ce înregistrezi pentru o entitate: facturi, încasări și plăți, terți, contracte, proiecte, jurnal de lucru, bunuri, datorii, documente atașate și mesajele primite din SPV.
• SPV: Spațiul Privat Virtual al ANAF, prin care se transmit și se primesc facturile în sistemul RO e-Factura.

3. Contul tău

• 3.1. Ca să îți creezi un cont trebuie să ai cel puțin 18 ani și să folosești serviciul în legătură cu activitatea unei entități.
• 3.2. Un cont aparține unei singure persoane. Nu îți împărți parola cu nimeni; pentru contabil, colaboratori sau auditori folosește invitațiile din aplicație, care le dau acces cu contul lor.
• 3.3. Ții adresa de email la zi. Pe ea îți trimit notificările despre cont, despre schimbările acestor termeni și despre facturare.
• 3.4. Dacă bănuiești că altcineva are acces la contul tău, schimbă-ți parola și scrie-mi imediat la hello@swapp.ro.
• 3.5. Titularul unei entități hotărăște cine are acces la ea și cu ce drepturi (titular, editor sau inspector) și răspunde pentru ce fac în serviciu persoanele pe care le-a invitat.

4. Ce face serviciul și ce nu face

• 4.1. Serviciul este un instrument de evidență pentru entitățile neînregistrate în scopuri de TVA, care determină venitul net în sistem real și țin contabilitatea în partidă simplă. Nu este potrivit pentru plătitorii de TVA, pentru impozitarea pe bază de normă de venit, pentru întreprinderile familiale sau pentru societăți.
• 4.2. Calculele (registrele, venitul net, estimarea contribuțiilor și a impozitului, plafoanele, cifrele pentru declarații) se fac pe baza datelor pe care le introduci și a regulilor fiscale în vigoare la data calculului, așa cum le-am înțeles și le-am implementat. Estimările sunt orientative: ce datorezi se stabilește prin declarațiile pe care le depui.
• 4.3. Serviciul nu oferă consultanță fiscală, contabilă sau juridică. Paginile de ajutor din aplicație explică regulile și citează legislația, dar nu țin locul unui specialist pentru situația ta.
• 4.4. Tu răspunzi de corectitudinea și completitudinea datelor introduse, de documentele pe care le emiți, de declarațiile pe care le depui și de respectarea termenelor legale. Serviciul nu depune declarații în numele tău.
• 4.5. Dacă descoperi o eroare de calcul, scrie-mi. O corectez cât mai repede și te anunț dacă te-ar fi putut afecta.

5. Facturile electronice și SPV

• 5.1. Ca să trimiți și să primești facturi prin RO e-Factura, autorizezi serviciul în SPV, o singură dată, cu certificatul tău digital calificat. Autorizarea îi permite serviciului să acționeze în SPV doar pentru operațiunile e-Factura ale entității respective.
• 5.2. Serviciul trimite o factură în SPV doar când îi ceri tu. Mesajele primite în SPV (facturile de la furnizori, răspunsurile ANAF) le descarcă automat cât timp autorizarea este activă.
• 5.3. Răspunzi de transmiterea facturilor în termenul legal. Serviciul îți arată termenul fiecărei facturi, dar nu poate garanta funcționarea sistemelor ANAF; dacă SPV este indisponibil, reîncearcă automat și îți arată starea fiecărei transmiteri.
• 5.4. Poți revoca autorizarea oricând, din aplicație. Datele de acces primite de la ANAF le păstrez criptate și le șterg odată cu entitatea.

6. Prețuri și plată

• 6.1. Prețurile și condițiile de plată sunt cele publicate la https://swapp.ro/cat-costa la momentul plății.
• 6.2. Te anunț prin email și în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte de orice modificare de preț. Modificarea se aplică de la următoarea perioadă de facturare, iar dacă nu ești de acord îți poți închide contul înainte ca ea să intre în vigoare.
• 6.3. Plățile cu cardul se fac printr-un procesator de plăți autorizat. Eu nu primesc și nu păstrez datele cardului tău.

7. Cum folosești serviciul

Te angajezi să nu folosești serviciul pentru a emite documente false sau pentru a ascunde venituri, să nu încerci să accesezi conturi sau date care nu îți aparțin, să nu încarci programe dăunătoare, să nu supraîncarci intenționat serviciul și să nu extragi date din el în mod automatizat în afara funcțiilor pe care le oferă. Dacă încalci aceste reguli, pot suspenda accesul, după ce te anunț, cu excepția cazurilor în care suspendarea imediată este necesară pentru a proteja serviciul sau pe alți utilizatori.

8. Datele tale

• 8.1. Datele entității îți aparțin. Nu le folosesc în alt scop decât acela de a-ți oferi serviciul și nu le vând nimănui.
• 8.2. Poți descărca oricând facturile și registrele în format PDF, precum și documentele pe care le-ai atașat.
• 8.3. Registrele contabile și documentele justificative se păstrează, potrivit legii, timp de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar (cap. IV pct. 1^1 alin. (1) din Reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 170/2015). Obligația de arhivare este a ta: înainte să ștergi o entitate sau contul, descarcă ce ai nevoie să păstrezi.

9. Prelucrarea datelor în numele tău

În evidența unei entități ajung și date personale ale altora: clienții și furnizorii persoane fizice, persoanele de contact, datele din documentele atașate. Pentru aceste date, entitatea este operator, iar eu sunt persoană împuternicită, în sensul art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Secțiunea de față este acordul de prelucrare dintre noi doi.

• 9.1. Obiect și durată. Prelucrez datele entității doar pentru a-ți oferi serviciul, cât timp entitatea există în serviciu.
• 9.2. Natura și scopul prelucrării. Stocare, afișare, calcul, generarea documentelor, citirea extraselor de cont pe care le încarci, transmiterea în SPV la cererea ta și copii de siguranță.
• 9.3. Categorii de persoane vizate și de date. Clienți, furnizori, parteneri contractuali și persoanele lor de contact: nume, adresă, cod fiscal, date de contact, cont bancar, date din facturi, contracte și documentele atașate. Dacă încarci extrase de cont, și plătitorii, beneficiarii și comercianții de pe ele: nume, cont bancar, sume și date ale tranzacțiilor.
• 9.4. Instrucțiuni. Prelucrez datele doar pe baza instrucțiunilor tale, date prin folosirea serviciului și prin acești termeni, cu excepția cazului în care legea mă obligă altfel; în acest caz te anunț, dacă legea permite.
• 9.5. Confidențialitate. Accesez datele doar când este necesar pentru a rezolva o problemă pe care mi-ai semnalat-o sau pentru siguranța serviciului, iar oricine m-ar ajuta vreodată în acest scop va fi obligat să păstreze confidențialitatea.
• 9.6. Securitate. Aplic măsurile tehnice și organizatorice descrise în Politica de confidențialitate, potrivite riscului prelucrării.
• 9.7. Alte persoane împuternicite. Mă autorizezi să folosesc furnizori pentru găzduire, trimiterea emailurilor și, când va fi cazul, procesarea plăților. Le impun aceleași obligații de protecție a datelor și te anunț, prin email sau în aplicație, înainte de a schimba ori de a adăuga un furnizor, ca să te poți opune.
• 9.8. Asistență. Te ajut să răspunzi cererilor persoanelor vizate și să îți îndeplinești obligațiile privind securitatea, notificarea încălcărilor și evaluările de impact, în măsura în care acestea privesc serviciul.
• 9.9. Încălcări ale securității. Te anunț fără întârzieri nejustificate dacă aflu de o încălcare a securității care afectează datele entității.
• 9.10. La final. Când ștergi entitatea sau contul, șterg datele entității, iar copiile de siguranță se suprascriu în cel mult 30 de zile.
• 9.11. Verificare. La cerere, îți pun la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestei secțiuni.

Tu răspunzi ca datele pe care le introduci despre alții să fie prelucrate legal: în practică, evidența contabilă este o obligație legală, iar facturarea face parte din executarea contractelor cu clienții tăi.

10. Disponibilitate

Fac tot ce îmi stă în putere ca serviciul să fie disponibil permanent, dar nu pot garanta funcționarea fără întreruperi. Lucrările de mentenanță planificate le anunț în aplicație, din timp. Nu răspund pentru întreruperile cauzate de furnizorii de internet, de sistemele ANAF sau de alte situații pe care nu le pot controla.

11. Proprietate intelectuală

Serviciul, aplicația, textele, paginile de ajutor și elementele lor grafice îmi aparțin sau le folosesc cu drept de utilizare. Îți acord dreptul neexclusiv și netransmisibil de a folosi serviciul cât timp contul tău este activ. Documentele generate cu datele tale (facturi, registre) îți aparțin.

12. Răspundere

• 12.1. Răspund pentru prejudiciile directe cauzate de nerespectarea acestor termeni, până la valoarea sumelor pe care mi le-ai plătit în ultimele 12 luni.
• 12.2. Nu răspund pentru prejudiciile indirecte, precum beneficiul nerealizat, și nici pentru consecințele datelor incorecte sau incomplete introduse de tine, ale declarațiilor depuse sau nedepuse ori ale termenelor nerespectate.
• 12.3. Limitările nu se aplică prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă și nici în alte cazuri în care legea nu permite limitarea răspunderii.

13. Încetare

• 13.1. Îți poți închide contul oricând, din Setări › Cont utilizator. Vezi Dreptul de a fi uitat pentru ce se întâmplă cu datele.
• 13.2. Pot închide un cont pentru încălcarea gravă sau repetată a acestor termeni, după ce te anunț și îți las cel puțin 30 de zile să îți descarci datele, cu excepția situațiilor în care legea mă obligă să acționez imediat.
• 13.3. Dacă hotărăsc să opresc serviciul, te anunț cu cel puțin 90 de zile înainte, timp în care îți poți descărca datele.

14. Modificarea termenilor

Pot actualiza acești termeni când se schimbă serviciul sau legea. Te anunț prin email și în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte ca o schimbare importantă să intre în vigoare. Dacă nu ești de acord, îți poți închide contul până atunci; dacă folosești serviciul în continuare, înseamnă că accepți noii termeni. Data ultimei actualizări apare la începutul documentului.

15. Legea aplicabilă și litigii

Acești termeni sunt guvernați de legea română. Încerc întâi să rezolv orice neînțelegere pe cale amiabilă; dacă nu reușim în 30 de zile, litigiul se soluționează de instanțele competente de la sediul meu.

16. Contact

Pentru orice întrebare despre acești termeni sau pentru orice notificare, scrie-mi la hello@swapp.ro sau prin formularul de contact.