Cum te înregistrezi în SPV ca PFA și cum conectezi e-Factura

Ca să trimiți și să primești facturi prin e-Factura, ai nevoie de acces la Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF pentru codul fiscal al entității tale. Accesul se obține o singură dată și se reînnoiește odată cu certificatul. Procedura cere puțină răbdare, dar nu e grea. Dacă o începi din timp, o termini fără grabă.

Ghidul descrie întâi procedura ANAF, valabilă pentru orice PFA, ÎI sau PFI. La final arată cum conectezi entitatea în swapp.ro.

Două conturi diferite în SPV

Mulți titulari de PFA se încurcă aici, și e normal, pentru că ANAF folosește același nume pentru două lucruri:

• Contul pe CNP, al tău ca persoană fizică. Îl faci gratuit, cu utilizator și parolă, iar identitatea ți-o confirmi printr-o sesiune video sau la ghișeu. Prin el depui declarația unică și îți vezi situația personală.
• Accesul pe codul fiscal al entității, cel al PFA-ului, al ÎI-ului sau al cabinetului. Acesta se obține numai cu certificat digital calificat, iar prin el trec facturile e-Factura.

Contul pe CNP nu îți dă acces la e-Factura. Chiar dacă îți depui de ani buni declarația unică din SPV, pentru facturi îți trebuie accesul pe codul fiscal.

Pasul 1: certificatul digital calificat

Certificatul digital calificat îți permite să semnezi electronic, cu aceeași valoare juridică pe care o are semnătura de mână, și să te identifici la ANAF. E emis pe numele unei persoane, nu al entității, de un furnizor acreditat de servicii de încredere. Furnizorii cei mai cunoscuți sunt certSIGN, DigiSign, Trans Sped, AlfaSign și CertDigital. Lista oficială este publică, iar furnizorii de pe ea sunt echivalenți pentru ANAF.

Cât costă. Un certificat pe un an costă de regulă în jur de 30–50 de euro fără TVA. Pe doi sau trei ani, prețul pe an scade. Verifică prețul la furnizor, pentru că se schimbă des.

Token sau cloud. Certificatul vine în două forme, la fel de valabile pentru ANAF:

Pentru autentificarea la ANAF din browser, browserul trebuie să vadă certificatul. La un token, asta înseamnă să ai driverele instalate. La unul în cloud, înseamnă să ai pe calculator programul de autentificare pe care ți-l dă furnizorul. Nu orice certificat în cloud are un astfel de program, așa că, înainte să cumperi, întreabă furnizorul dacă îl poți folosi la SPV.

Cum îl obții. Comanzi certificatul online, îți confirmi identitatea, de obicei printr-o sesiune video, și primești tokenul prin curier sau datele de activare pe e-mail. Spune-i furnizorului că certificatul e pentru ANAF. Ai nevoie de la el de documentul de confirmare, un fișier pe care îl vei încărca la ANAF.

Dacă ai contabil, s-ar putea să nu-ți trebuiască un certificat propriu. Contabilul are de obicei unul și poate primi acces pe codul tău fiscal ca împuternicit.

Pasul 2: cererea de acces pe codul fiscal al entității

Cererea se face online, pe anaf.ro, cu certificatul conectat:

1. Intri în secțiunea „Înregistrare în Spațiul Privat Virtual”.
2. Alegi „Înregistrare utilizatori persoane fizice și juridice”, apoi „Persoane juridice”, apoi „Înregistrare utilizatori cu certificat digital”. Un PFA, un ÎI sau un PFI intră tot pe aici, ca entitate fără personalitate juridică.
3. Completezi datele entității și ale titularului certificatului.
4. Încarci documentul de confirmare și o arhivă .zip cu actele care arată că ai dreptul să reprezinți entitatea.
5. Apeși „Trimite” și introduci codurile primite pe e-mail și, dacă e cazul, pe telefon.

Ce pui în arhivă depinde de cine face cererea:

• Titularul: actul de identitate și documentul de înregistrare al entității, de exemplu certificatul de înregistrare de la Registrul Comerțului sau, pentru un PFI, actul de înregistrare fiscală.
• Un împuternicit, de pildă contabilul: în plus, împuternicirea semnată de titular.

Răspunsul vine pe e-mail, de obicei în câteva zile lucrătoare. Dacă cererea e respinsă, e-mailul spune de ce. Cele mai frecvente motive sunt acte ilizibile, o arhivă incompletă sau lipsa dovezii că poți reprezenta entitatea. Corectezi și trimiți din nou.

Procedura oficială este descrisă în ghidul ANAF Înregistrarea persoanelor juridice în serviciul Spațiul Privat Virtual. Meniurile de pe portal se mai schimbă, așa că verifică acolo înainte să începi.

Pasul 3: formularul 150, dacă depui declarații cu certificatul

Formularul 150, „Cerere pentru utilizarea unui certificat digital calificat”, este o cerere separată de înregistrarea în SPV. El îți dă dreptul să depui declarații semnate cu certificatul pentru codul fiscal al entității.

Un PFA neplătitor de TVA care facturează unor firme din alte state membre depune declarația 390, iar dacă cumpără servicii de la furnizori de acolo depune și declarația 301. Pentru ele îi trebuie formularul 150. Pentru e-Factura contează accesul de la pasul 2, dar mulți contabili recomandă oricum și formularul 150, ca să fie gata când e nevoie. Dacă nu știi sigur ce declarații depui, întreabă-ți contabilul sau administrația financiară.

Cât ține și ce se reînnoiește

Certificatul are valabilitatea pe care ai cumpărat-o, între unu și trei ani. Când îl reînnoiești la furnizor, trebuie să anunți și ANAF: pe portal, la „Reînnoire certificate digitale”, încarci noul document de confirmare, semnat cu noul certificat. Apucă-te de reînnoire cu cel puțin două săptămâni înainte de expirare, ca să nu rămâi fără acces chiar în săptămâna în care ai facturi de trimis.

Cum conectezi o aplicație de facturare

O aplicație de facturare nu primește certificatul tău. Te autentifici o singură dată cu certificatul pe pagina ANAF, iar ANAF îi dă aplicației o cheie de acces. Cu ea, aplicația trimite și primește documente fără să-ți mai ceară certificatul.

Două lucruri de știut despre cheia aceasta:

• Aparține persoanei care s-a autentificat, nu codului fiscal. Cheia poartă drepturile titularului certificatului. Dacă se schimbă contabilul care a făcut conectarea sau dacă el pierde accesul pe codul tău fiscal, conexiunea trebuie refăcută cu certificatul altcuiva.
• Are două termene. Cheia propriu-zisă e valabilă 90 de zile și se poate reînnoi automat. Autorizarea pe care se sprijină ține un an. După un an, cineva trebuie să se autentifice din nou cu certificatul.

Cum faci asta în swapp.ro

Conectarea se face din Setări › Conexiune SPV, de către titular sau de cineva cu rolul „Editor” pe entitate, de obicei contabilul. Persoana care face conectarea trebuie să aibă certificatul pe calculatorul de pe care lucrează.

1. Pregătește certificatul: conectează tokenul sau pornește programul furnizorului pentru un certificat în cloud.
2. Apasă „Conectează”. Browserul îți cere să alegi certificatul și apoi codul PIN. Aceste ferestre sunt ale browserului, nu ale ANAF.
3. Revii în aplicație, iar entitatea apare „Conectată”. Imediat după, aplicația întreabă singură ANAF dacă există acces la e-Factura pentru codul fiscal al entității.

Dacă nu reușește din prima

Se întâmplă des și nu e vina ta. Uneori ANAF nu pornește sesiunea și rămâi pe o pagină cu sigla F5 care spune „Your session could not be established” sau „Logged out successfully”. Nu s-a autorizat nimic și nu s-a trimis nimic. Apasă butonul „Înapoi” al browserului și încearcă din nou. Două sau trei încercări la rând sunt normale.

Dacă mai multe încercări se opresc în același loc, deschide aplicația într-o fereastră privată sau repornește browserul. Browserul ține minte uneori o alegere de certificat care a eșuat și o refolosește.

Ce citești pe ecran după conectare

• „Autorizată de” spune pe certificatul cui se bazează conexiunea.
• „Cheia de acces expiră la” avansează singură, pentru că cheia se reînnoiește automat. Nu ai nimic de făcut.
• „Autorizarea expiră la” este data care contează. Cu 30 de zile înainte, pagina și dashboardul îți spun să reautorizezi. Atunci apeși „Reînnoiește” și reiei pașii de mai sus; conexiunea veche merge până se încheie cea nouă, așa că nu se oprește nimic.
• „Verifică conexiunea” întreabă ANAF, pe loc, dacă entitatea are acces la e-Factura. Răspunsul rămâne afișat la „Ultima verificare”.
• „Preluarea documentelor” arată când a fost verificat ultima dată SPV-ul și până la ce dată ai facturile primite.

Dacă verificarea spune că autorizarea e validă, dar ANAF nu permite accesul la e-Factura, certificatul nu are încă drepturi în SPV pentru codul fiscal al entității. Asta se rezolvă pe portalul ANAF, cu cererea de la pasul 2, nu printr-o nouă conectare în aplicație. Dacă spune că ANAF nu mai acceptă autorizarea, apeși „Reînnoiește”.

„Deconectează” oprește trimiterea și preluarea pentru entitate. Nu se pierde nimic din ce ai înregistrat. Ca să confirmi, ți se cere să scrii „DECONECTEAZĂ”.

Mai multe despre fiecare câmp găsești pe pagina de ajutor Conexiune SPV.

Întrebări frecvente

Am cont în SPV cu utilizator și parolă. Pot trimite facturi din el?

Nu. Contul pe CNP e pentru tine ca persoană fizică. Pentru e-Factura îți trebuie accesul pe codul fiscal al entității, care se obține numai cu certificat digital calificat.

Certificatul trebuie să fie pe numele meu?

Nu neapărat. Poate fi al tău, ca titular, sau al unui împuternicit, de exemplu contabilul. Important e ca persoana aceea să aibă acces în SPV pentru codul fiscal al entității.

Mi-am reînnoit certificatul. Trebuie să refac totul?

Nu. Anunți ANAF prin „Reînnoire certificate digitale”, cu noul document de confirmare. Conexiunea din aplicație o refaci, cu „Reînnoiește”, doar când expiră autorizarea sau când ANAF nu o mai acceptă.

Contabilul meu s-a schimbat. Ce se întâmplă cu conexiunea?

Conexiunea făcută cu certificatul lui rămâne a lui. Entitatea trebuie conectată din nou, de noul contabil sau de tine, cu propriul certificat. Merită să-i retragi vechiului contabil și împuternicirea la ANAF.