Cum stornezi o factură în e-Factura

Oricine emite facturi greșește din când în când: un preț, o cantitate, un client ales din listă în locul altuia. Nu e nimic grav și se repară după reguli clare. Ghidul de față le ia pe rând, pentru o entitate neplătitoare de TVA, în ambele sensuri: când tu stornezi o factură pe care ai emis-o și când primești o factură de stornare de la un furnizor.

Ce este stornarea

Stornarea este singurul mod corect de a anula o factură care a ajuns deja la client. Nu ștergi documentul și nu îl modifici. Emiți o factură nouă care o reproduce pe cea greșită, cu valorile pe minus, și care spune ce factură corectează. Cele două, puse una lângă alta, se anulează.

Regula vine din art. 330 alin. 1 din Codul fiscal și are două ramuri:

• Factura nu a fost transmisă clientului. O anulezi și emiți una nouă (lit. a).
• Factura a fost transmisă. Emiți o factură cu valorile precedate de semnul minus, în care treci numărul și data celei corectate, și, separat sau în același document, factura cu valorile corecte (lit. b).

Ce înseamnă „transmisă” de când există e-Factura

O factură trimisă prin RO e-Factura și acceptată de ANAF este pusă la dispoziția clientului în Spațiul Privat Virtual. Din acel moment nu mai poate fi returnată prin sistem (art. 4 alin. 8 din OUG nr. 120/2021), iar corecția se face după art. 330 și se transmite tot prin e-Factura (art. 4 alin. 10). Pe scurt: o factură acceptată de ANAF se corectează numai prin stornare.

Două situații seamănă cu stornarea, dar nu sunt:

• Factura respinsă de ANAF. Dacă fișierul a avut erori și a primit răspuns de respingere, clientul nu a primit nimic. Corectezi greșelile și trimiți din nou aceeași factură (art. 4 alin. 5). Nu stornezi nimic.
• Factura încă netrimisă. Dacă ai emis-o azi și nu a plecat nicăieri, o corectezi direct. E cazul de la lit. a.

Pașii, pentru o factură pe care ai emis-o

1. Emite factura de stornare. Aceeași serie ca de obicei, următorul număr din ea, data de azi. Liniile sunt cele ale facturii inițiale, cu cantitățile pe minus, iar documentul menționează numărul și data facturii stornate.
2. Trimite stornarea în e-Factura. Este o factură ca oricare alta, deci are același termen: 5 zile lucrătoare de la data emiterii (art. 10 alin. 7 din OUG nr. 120/2021 când clientul este o firmă și art. 10^1 alin. 2^1 când este o persoană fizică).
3. Emite factura corectă, dacă mai e cazul, și trimite-o și pe ea.
4. Rezolvă banii, dacă factura inițială fusese deja încasată. Asta e partea pe care o uită aproape toată lumea, așa că are mai jos o secțiune separată.

Dacă te îngrijorează termenul: întârzierea la transmitere se sancționează cu amendă de la 1.000 la 2.500 de lei pentru persoanele fizice, aplicată pentru luna în care au căzut termenele depășite, nu pentru fiecare factură (art. 13^2 alin. 1 lit. c și alin. 3). Cu o stornare emisă și trimisă în aceeași zi nu ai niciun risc.

Stornarea e întotdeauna integrală?

Legea permite și o corecție parțială, de exemplu doar pentru o linie greșită. Mai simplu și mai ușor de urmărit este să stornezi factura întreagă și să o emiți din nou corect. Cele două documente spun limpede ce s-a întâmplat, iar clientul și contabilul lui nu trebuie să socotească nimic.

Cele două lucruri care se înțeleg greșit

Stornarea nu mișcă bani și nu schimbă impozitul

În sistem real, venitul tău se socotește când intră banii. Venitul brut cuprinde „sumele încasate” (art. 68 alin. 2 lit. a din Codul fiscal), nu sumele facturate. Factura de stornare este un document, nu o încasare și nici o plată. Singură, nu schimbă nimic: nici registrul de încasări și plăți, nici venitul tău, nici declarația unică.

Venitul se schimbă abia printr-o mișcare de bani: restituirea către client, care îl scade în anul în care o faci.

Suma stornată nu este suma pe care o datorezi înapoi

Exemplu. Ai facturat 5.000 de lei pe 15 decembrie 2026, iar clientul a plătit tot pe 20 decembrie. În ianuarie 2027 descoperi că prețul convenit era 4.500 de lei. Stornezi factura (−5.000 de lei) și emiți una nouă, de 4.500 de lei.

Clientului nu îi datorezi 5.000 de lei. Banii lui sunt la tine pentru aceeași lucrare, care acum apare pe factura nouă: îi treci pe aceasta, iar diferența de 500 de lei i-o dai înapoi.

Dacă, în schimb, lucrarea s-a anulat cu totul, nu mai există o factură nouă, iar clientul primește înapoi tot ce a plătit.

Stornarea peste 31 decembrie

Exemplul de mai sus trece dintr-un an în altul și merită privit atent:

• Cei 5.000 de lei au intrat în decembrie 2026, deci sunt venit al anului 2026. Declarația pentru 2026 rămâne neschimbată, chiar dacă stornarea e din ianuarie.
• Restituirea de 500 de lei se face în 2027 și îți scade venitul anului 2027.
• Dacă factura nu fusese încasată deloc până la 31 decembrie, stornarea nu schimbă niciun an: nu intrase niciun ban.

Nu trebuie să rectifici declarația pe anul trecut doar pentru că ai stornat în ianuarie. Rectifici numai dacă ai înregistrat greșit o încasare sau o plată din anul acela.

Când primești tu o factură de stornare

Aici documentul este al furnizorului. Tu nu emiți nimic: primești factura de stornare prin SPV (sau pe e-mail, de la un furnizor din străinătate) și o înregistrezi.

Diferă de stornarea ta în câteva privințe:

• Poate fi parțială. Un furnizor de găzduire care ți-a facturat 1.200 de lei poate storna doar 200 de lei pentru o lună în care serviciul n-a mers.
• Se poate repeta. Același furnizor poate corecta aceeași factură de două ori.
• Are valori negative. Se adună cu factura inițială: 1.200 − 200 = 1.000 de lei, cât datorezi de fapt.

Dacă o factură primită e greșită și furnizorul nu a corectat-o, îi poți trimite prin SPV un mesaj cu obiecțiile tale (art. 4 alin. 9 din OUG nr. 120/2021). Mesajul doar îl anunță. Factura rămâne valabilă până când furnizorul emite el stornarea.

Cum se încheie o stornare primită

Sunt trei feluri:

1. Furnizorul îți dă banii înapoi. Înregistrezi încasarea. Cheltuielile scad cu suma primită, în anul în care o primești.
2. Furnizorul o scade din factura următoare. Plătești factura următoare cu 200 de lei mai puțin. Nu circulă bani pentru stornare, deci nu înregistrezi nicio operațiune în plus: cheltuiala ta este exact ce ai plătit. Consideri ambele documente închise.
3. Rămâne deschisă. Furnizorul îți datorează bani, iar la 31 decembrie suma apare în registrul-inventar, ca o creanță.

La fel ca la stornarea ta, documentul în sine nu schimbă cheltuielile. Contează doar banii care se mișcă efectiv.

Cum faci asta în swapp.ro

Corectezi sau stornezi

În Facturi emise o factură se poate modifica direct cât timp nu are nicio încasare, nu a fost stornată și nu a fost trimisă la ANAF. Este cazul de la art. 330 alin. 1 lit. a. Prima încasare sau trimiterea prin SPV o blochează, iar din acel moment o corectezi doar prin stornare. O factură poate fi ștearsă doar dacă este ultima din seria ei, ca să nu rămână goluri în numerotare.

Dacă ANAF respinge o factură, motivele apar pe ecranul ei. O corectezi și o trimiți din nou cu „Retrimite prin SPV”, fără stornare.

Emiți stornarea

1. Pe ecranul facturii, sau pe rândul ei din listă, alege „Stornează”.
2. Se deschide o factură nouă, pregătită: aceeași serie, același client, aceleași linii cu cantitățile pe minus. Tot ce reproduce din factura inițială rămâne blocat. Tu stabilești doar data emiterii și notele. Data nu poate fi anterioară facturii stornate.
3. Apasă „Emite stornare”. Până atunci nu s-a emis nimic, iar dacă renunți, factura inițială rămâne neatinsă.
4. Trimite stornarea cu „Trimite prin SPV”, ca pe orice factură către un client din România. Ecranul îți arată ziua până la care trebuie să plece.

După emitere, cele două facturi rămân legate: stornarea poartă eticheta „Stornare”, iar factura anulată „Stornată”. Niciuna nu mai apare ca sumă de încasat. swapp.ro stornează doar integral, o singură dată pe factură. Dacă trebuie corectată doar o parte, stornezi tot și emiți din nou: „Duplică”, de pe factura stornată, îți pregătește documentul nou cu aceleași date.

Rezolvi banii încasați

Dacă pe factura stornată intraseră deja bani, secțiunea „Încasări” de pe ecranul ei îți spune asta și îți dă două variante:

• „Mută pe altă factură”, de pe rândul încasării, o deschide și îți permite să o legi de factura nouă. Nu se mișcă bani, deci registrul de încasări și plăți nu se schimbă.
• „Restituire”, din „Acțiuni”, înregistrează plata prin care i-ai dat banii înapoi clientului, cu data ei. Ea apare în Jurnal de încasări și plăți și îți scade venitul anului în care ai plătit.

În exemplul cu 5.000 și 4.500 de lei, muți încasarea pe factura nouă. Factura nouă arată atunci 500 de lei încasați în plus, iar „Restituire” apare și pe ea, pentru diferență. Până faci una dintre cele două, factura nouă apare neîncasată și, după scadență, restantă.

Înregistrezi o stornare primită

În Facturi primite, una venită din SPV se înregistrează ca atare, cu valorile pe minus. Una primită altfel o adaugi tu: la „Tipul documentului” alegi „Factură de stornare”, iar la „Factura stornată” pe cea corectată. Legătura e informativă: fiecare document își păstrează sumele, iar o stornare parțială nu cere nimic special.

Pentru cele trei finaluri:

• Restituire: în locul lui „Plată” apare „Restituire”, care trece banii primiți pe stornare.
• Compensare: înregistrezi plata facturii următoare cu suma plătită efectiv, apoi alegi „Marchează ca plătită” pe ea și pe stornare. Nu se înregistrează nicio sumă, așa că registrul-jurnal și evidența fiscală rămân neschimbate.
• Deschisă: nu faci nimic. Ecranul stornării arată că furnizorul îți datorează suma, până o închizi într-unul dintre cele două feluri.

Dacă ai obiecții la o factură venită din SPV, „Trimite obiecție prin SPV”, din capul ecranului ei, le comunică furnizorului prin același sistem.

Întrebări frecvente

Pot storna o factură deja încasată?

Da. Stornarea nu cere ca factura să fie neîncasată. Banii rămân însă pe factura stornată până îi muți pe factura nouă sau îi restitui clientului.

Trebuie să rectific declarația unică după o stornare?

De obicei nu. Venitul se socotește din încasări, iar stornarea nu este o încasare. Se schimbă ceva doar când restitui bani, și atunci în anul în care îi restitui.

Clientul a refuzat factura în SPV. E anulată?

Nu. Mesajul clientului doar te anunță că are obiecții. Factura rămâne valabilă până când o stornezi tu. Dacă are dreptate, stornezi și emiți din nou.

Pot șterge pur și simplu factura greșită?

Doar dacă nu a ajuns la client și, în swapp.ro, doar dacă e ultima din serie. O factură acceptată de ANAF nu se mai poate șterge niciodată. Se stornează.