Cum facturezi un client din UE ca PFA neplătitor de TVA

Lucrezi pentru o firmă din Germania, Olanda sau Irlanda și vrei să o facturezi. Ca PFA, ÎI sau PFI neplătitor de TVA poți face asta liniștit, fără să devii plătitor de TVA. Trebuie doar să faci câțiva pași înainte de prima factură și să depui lunar o declarație simplă. Ghidul îi ia pe rând și se limitează la serviciile prestate către firme, cazul cel mai des întâlnit.

De ce nu pui TVA pe factură

Pentru un serviciu prestat unei firme, locul prestării este țara în care clientul își are sediul (art. 278 alin. 2 din Codul fiscal). Serviciul tău către o firmă din Germania se consideră deci prestat în Germania. Acolo, TVA-ul îl datorează clientul, prin taxare inversă: el și-l calculează și și-l declară la el în țară.

Pentru tine, asta înseamnă:

• factura nu are TVA, indiferent dacă ești sau nu plătitor de TVA în România;
• serviciul nu intră în plafonul de scutire de 395.000 de lei;
• ai o obligație de raportare: declarația 390.

Regula e alta dacă clientul este o persoană fizică, un client obișnuit și nu o firmă. Atunci locul prestării este România (art. 278 alin. 3), iar factura se tratează ca una internă. Excepții există și pentru unele servicii, de exemplu cele legate de un imobil, care se impozitează acolo unde se află imobilul (art. 278 alin. 4 lit. a). Asta îi privește mai ales pe arhitecți.

Pasul 1: codul de TVA intracomunitar

Înainte de prima prestare către o firmă din alt stat membru, trebuie să te înregistrezi în scopuri de TVA pentru operațiuni intracomunitare (art. 317 alin. 1 lit. b din Codul fiscal). Cererea se face prin formularul 700, depus online din Spațiul Privat Virtual.

Primești un cod de forma RO urmat de codul tău fiscal, de exemplu RO12345678. Două lucruri bune de știut:

• Nu devii plătitor de TVA. Codul se folosește numai pentru operațiunile intracomunitare (art. 317 alin. 10). Facturile tale către clienții din România rămân fără TVA, la fel ca până acum.
• Codul îl comunici clientului din UE (art. 318 alin. 4 lit. b pct. 2). Clientul are nevoie de el ca să aplice taxarea inversă.

Dacă ai prestat deja fără cod, nu intra în panică. ANAF te poate înregistra din oficiu (art. 317 alin. 4). Cere înregistrarea acum și vorbește cu un contabil despre lunile trecute.

După ce primești codul, verifică în VIES că apare ca valid înainte să îl treci pe prima factură.

Pasul 2: verifici codul clientului în VIES

VIES este sistemul Comisiei Europene în care verifici dacă un cod de TVA dintr-un stat membru este valid: ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Introduci țara și codul clientului, iar sistemul îți spune dacă este activ și, de cele mai multe ori, cărei firme îi aparține.

Fă verificarea înainte de prima factură și păstrează dovada, de exemplu pagina salvată ca PDF, la dosarul clientului. Ea arată că ai tratat corect clientul ca firmă. Dacă un client nu are cod valid, întreabă un contabil înainte să facturezi: fără cod, prestarea nu se poate declara în D390, iar tratamentul ei se schimbă.

Pasul 3: ce scrie pe factură

Pe lângă datele obișnuite ale unei facturi, una către o firmă din UE are:

• codul tău de TVA intracomunitar (RO…) și codul de TVA al clientului;
• nicio sumă de TVA;
• mențiunea „taxare inversă”, cerută când clientul este cel care plătește TVA-ul (art. 319 alin. 20 lit. m din Codul fiscal). Mulți o completează cu „Reverse charge”, ca s-o înțeleagă și clientul.

Factura poate fi în euro sau în altă monedă și poate fi în engleză. Nu se poate emite factură simplificată pentru astfel de servicii (art. 319 alin. 14). Pentru venitul tău, contează suma în lei la cursul BNR din ziua în care intră banii.

Factura nu trece prin e-Factura

Obligația RO e-Factura privește facturile între persoane impozabile stabilite în România, pentru operațiuni cu locul în România (art. 10 alin. 1 din OUG nr. 120/2021). Clientul tău din UE nu e stabilit în România, iar serviciul nu are locul aici, așa că factura o trimiți direct clientului, pe e-mail, ca PDF. Altfel stau lucrurile cu o persoană fizică din UE: serviciul are locul în România (art. 278 alin. 3 din Codul fiscal), așa că factura către ea trece prin e-Factura, cu 13 zerouri în locul codului fiscal.

Pasul 4: declarația 390, lunar

Declarația 390 (declarația recapitulativă VIES) anunță ANAF ce prestări intracomunitare ai avut într-o lună (art. 325 alin. 1 lit. c din Codul fiscal). Se depune:

• până pe data de 25 a lunii următoare (Ordinul ANAF nr. 705/2020);
• numai pentru lunile în care ai avut astfel de operațiuni. O lună fără facturi către UE nu cere nicio declarație.

Pe fiecare rând se trec țara clientului, codul lui de TVA fără prefixul de țară, simbolul operațiunii și valoarea totală în lei întregi. Pentru servicii, simbolul este P. Un client cu mai multe facturi în aceeași lună apare o singură dată, cu totalul lor.

Contează luna în care a intervenit exigibilitatea: de regulă luna în care ai prestat serviciul sau, dacă ai facturat mai devreme, luna facturii. Plata nu contează aici. O factură emisă în martie și plătită în mai intră în declarația pe martie, iar una neplătită intră și ea. Dacă facturezi la sfârșitul fiecărei luni munca din luna respectivă, totul se potrivește de la sine.

Valoarea se trece în lei, la cursul BNR din ziua exigibilității (art. 290 din Codul fiscal). Exemplu: o factură de 2.000 de euro, la un curs de 5,0812 lei, se declară cu 10.162 de lei.

Dacă stornezi o factură către un client din UE, stornarea se declară cu sumă negativă, în luna în care ai comunicat-o clientului (art. 325 alin. 3 lit. k). Vezi și ghidul Cum stornezi o factură.

De ce nu intră în plafonul de TVA

Plafonul de scutire de 395.000 de lei (art. 310 din Codul fiscal) se socotește numai din livrările și prestările „cu locul în România” (art. 310 alin. 2). Serviciile către firme din UE au locul în țara clientului, așa că nu se adună la plafon, oricât de mari ar fi.

Atenție la două excepții. Facturile către persoane fizice din UE au locul în România și intră în plafon. Iar serviciile legate de imobile au locul acolo unde e clădirea: proiectul unui arhitect pentru o clădire din Cluj intră în plafon chiar dacă îl plătește o firmă din Viena.

Partea pe care o uită toată lumea: D301

Odată ce ai cod de TVA intracomunitar și îl comunici furnizorilor din UE, ei îți facturează fără TVA: găzduirea, abonamentele software, reclamele online, consultanța. Taxa nu dispare. Se mută la tine, prin taxare inversă (art. 307 alin. 2 din Codul fiscal).

Pentru fiecare lună în care ai primit astfel de facturi:

1. Depui declarația 301 (decontul special de TVA) până pe data de 25 a lunii următoare (art. 324 alin. 2).
2. Plătești TVA-ul calculat cu cota din România, în același termen (art. 326 alin. 1). Cota standard este 21%.
3. Treci aceleași achiziții și în declarația 390, cu simbolul S.

Fiind neplătitor de TVA, nu îți poți deduce taxa. Ea este un cost real: un abonament de 100 de euro te costă de fapt 121 de euro.

Același mecanism se aplică și serviciilor cumpărate de la firme din afara Uniunii, de exemplu din Statele Unite. Ele intră în D301, dar nu și în D390, care privește doar statele membre.

Pe scurt, lună de lună

Cum faci asta în swapp.ro

Datele tale și ale clientului

Codul tău de TVA intracomunitar îl treci la „Cod TVA intracomunitar”, în datele entității comerciale. Pe al clientului îl treci în fișa lui din Terți, la același câmp, care apare numai pentru terții din alte state membre. swapp.ro nu verifică singur codul în VIES, așa că verificarea o faci tu, pe site-ul Comisiei.

Factura

În Facturi emise, o factură către un client din alt stat membru poartă, în locul codului fiscal și al numărului de la Registrul Comerțului, codul de TVA intracomunitar, de ambele părți. Nu are TVA, ca toate facturile din swapp.ro.

La „Operațiune intracomunitară” alege „P — Prestări intracomunitare de servicii”. Simbolul cere ambele coduri de TVA, al tău și al clientului; dacă unul lipsește, factura nu se salvează cu simbolul pus. Pentru un client care nu e firmă, sau pentru un serviciu impozitat în România, lasă „Neraportată”.

Pe o factură cu simbolul „P”, swapp.ro tipărește singur mențiunea „taxare inversă”. Dacă ai terminat serviciul înainte de data emiterii, treci ziua aceea la „Data prestării”, lângă simbol: apare pe factură, cum cere art. 319 alin. 20 lit. c, și stabilește luna din D390. Poți alege și engleza la „Limba facturii”, precum și moneda clientului.

O astfel de factură nu trece prin SPV: pe ecranul ei nu apare secțiunea „SPV”, iar în listă coloana „SPV” arată o liniuță.

Declarațiile

D390 (intracomunitară) îți arată lunile în care ai ceva de declarat, fiecare cu termenul ei, și rândurile gata grupate pe client, în lei întregi, cu codul fără prefix, cum le cere formularul. swapp.ro așază fiecare factură în luna exigibilității, adică a datei prestării dacă ai trecut-o, altfel a datei emiterii, și o convertește la cursul BNR din ziua aceea. Nu generează fișierul pentru ANAF: cifrele le copiezi în formularul ANAF, pe care îl depui din SPV. După depunere, alege „Marchează ca depusă”. Dacă mai târziu înregistrezi o factură care schimbă o lună deja depusă, ecranul îți spune că e nevoie de o rectificativă.

Facturile primite de la furnizori din UE le adaugi în Facturi primite și alegi la „Operațiune intracomunitară” simbolul „S — Achiziții intracomunitare de servicii”. Ele apar apoi în D390 și în D301 (decont special TVA), cu TVA-ul calculat. Pe cele de la furnizori din afara Uniunii, de exemplu din Statele Unite, le marchezi cu „Serviciu pentru care datorezi tu TVA (taxare inversă)”: apar doar în D301, la secțiunea 4, și nu în D390.

Plafonul

Cardul „Plafonul de TVA” de pe dashboard compară ce ai facturat în anul curent cu pragul de 395.000 de lei și lasă deoparte facturile către firme stabilite în afara României. Dacă ești arhitect și proiectezi clădiri din România pentru clienți străini, activează în datele entității „Servicii legate de imobile din România”, ca aceste facturi să intre în calcul.

Întrebări frecvente

Devin plătitor de TVA dacă iau cod de TVA intracomunitar?

Nu. Codul obținut prin formularul 700 servește doar operațiunilor intracomunitare. Facturile către clienții din România rămân fără TVA.

Trebuie să trimit factura către clientul din UE în e-Factura?

Nu. RO e-Factura privește facturile între firme stabilite în România. Factura o trimiți direct clientului.

Clientul m-a plătit abia luna următoare. În ce lună declar?

În luna în care a intervenit exigibilitatea, de regulă luna prestării sau a facturii. Ziua plății nu contează pentru D390.

Am cod de TVA intracomunitar, dar n-am avut facturi către UE luna asta. Depun ceva?

D390 nu. Verifică însă facturile primite: dacă ai cumpărat servicii din străinătate fără TVA, ai de depus D301 și de plătit TVA-ul.