Cum schimbi aplicația de facturare în mijlocul anului ca PFA

Poți schimba aplicația de facturare oricând, chiar în mijlocul anului. Legea nu te leagă de un program anume. Contează doar ca evidența să rămână întreagă: facturile să se numeroteze în continuare fără goluri, nimic să nu fie trimis de două ori la ANAF, iar la sfârșitul anului să ai cifrele complete pentru declarația unică.

Ghidul spune întâi ce ai de făcut în general, oricare ar fi cele două programe. La final arată ce preia swapp.ro și cum.

Înainte să pleci din aplicația veche

S-ar putea ca peste câteva luni să nu mai ai acces la aplicația veche, mai ales dacă ți se termină abonamentul. Descarcă de acolo tot ce ține de anul în curs și de anii pe care îi păstrezi la dosar:

1. Facturile emise, ca PDF și ca arhive e-Factura. Pentru facturile trimise prin e-Factura, originalul este fișierul XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor (art. 4 alin. 6 din OUG nr. 120/2021). În SPV documentele stau doar 60 de zile, așa că arhivele mai vechi le ai, de multe ori, numai în aplicație.
2. Facturile primite, cu arhivele lor din SPV.
3. Registrele: registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul de evidență fiscală și registrul-inventar, până în ziua în care te muți.
4. Lista facturilor neîncasate și a celor pe care nu le-ai plătit încă.
5. Lista clienților și a furnizorilor, dacă aplicația o exportă.
6. Fișele mijloacelor fixe, dacă ai bunuri care se amortizează.

Notează-ți și ultimul număr de factură emis din fiecare serie. De el ai nevoie la pasul următor.

Numerotarea continuă de unde ai rămas

Facturile se numerotează secvențial, după reguli stabilite de tine, iar procedura ta trebuie să spună, pentru fiecare an, de la ce număr pornește seria (pct. 24 din Normele generale aprobate prin Ordinul MFP nr. 2.634/2015). Ai două variante corecte:

• Continui aceeași serie. Dacă ultima factură din aplicația veche a fost PFA-0147, prima din aplicația nouă este PFA-0148. E varianta cea mai simplă pentru clienți și pentru contabil.
• Începi o serie nouă. De exemplu SW-0001. E la fel de corect, cu o condiție: notezi într-o decizie internă de la ce dată folosești noua serie și că seria veche s-a încheiat la numărul 147.

Ce nu ai voie să faci este să emiți din două programe în aceeași serie, în paralel. Așa apar numere duble sau goluri pe care nu le mai poate explica nimeni. Alege o zi de trecere și, din ziua aceea, emite numai din aplicația nouă.

Facturile deja trimise la ANAF

O factură trimisă prin e-Factura din aplicația veche rămâne valabilă și rămâne în sistemul ANAF. Nu o trimite din nou din aplicația nouă. O factură încărcată de două ori devine două facturi la ANAF, iar duplicatul nu poate fi anulat tehnic. Clientul ar primi aceeași factură de două ori și ar trebui să-ți trimită o obiecție pentru a doua, ca s-o înregistreze o singură dată.

Dacă o factură emisă în aplicația veche are o greșeală, ea se corectează prin stornare (art. 4 alin. 10 din OUG nr. 120/2021 și art. 330 din Codul fiscal). Cel mai simplu e să faci stornarea tot din aplicația veche, cât încă ai acces, pentru că acolo se află documentul inițial.

Un caz aparte îl reprezintă facturile emise chiar înainte de mutare, care încă nu au plecat. Trimite-le din aplicația în care le-ai emis, înainte să o închizi. Termenul de 5 zile lucrătoare de la emitere rămâne același, indiferent de program.

Banii de până la mutare

În partidă simplă, venitul și cheltuielile se socotesc pe tot anul, când banii intră sau ies efectiv (art. 68 alin. 2 lit. a și alin. 4 lit. b din Codul fiscal). Declarația unică pentru anul acesta va cuprinde deci tot anul, și partea din aplicația veche, și cea din aplicația nouă.

Ai două moduri de a duce cifrele mai departe:

• Treci totalurile. Iei din registrul de evidență fiscală al aplicației vechi venitul încasat și cheltuielile deductibile de la 1 ianuarie până în ziua mutării și le treci ca sume de început.
• Treci toate operațiunile anului, una câte una, în aplicația nouă. Durează mai mult, dar ai tot anul într-un singur loc.

Facturile emise în aplicația veche și neîncasate încă se încasează normal. Venitul intră în anul în care primești banii, indiferent din ce program a plecat factura. La fel, o factură primită și neplătită devine cheltuială în ziua în care o plătești.

Pentru plafonul de scutire de TVA contează tot ce ai facturat anul acesta cu locul prestării în România, inclusiv facturile emise din aplicația veche. Nu porni numărătoarea de la zero.

Declarațiile depuse deja

Declarațiile depuse din vechea evidență rămân depuse. Nu le refaci. Dacă ai depus în lunile trecute D390 sau D301, ele rămân așa cum sunt. Dacă descoperi la mutare o factură care schimbă o lună deja declarată, depui o declarație rectificativă pentru luna aceea.

Declarația unică pentru anul în curs se depune o singură dată, anul viitor, cu cifrele întregului an. Despre ea, vezi ghidul Închiderea anului și D212.

Bunurile și datoriile

• Mijloacele fixe își păstrează valoarea de intrare, data de achiziție și durata de amortizare. Nu se reiau de la zero.
• Împrumuturile și eșalonările se trec cu suma inițială și cu ratele plătite până acum, ca să apară corect în registrul-inventar la 31 decembrie.

Cum faci asta în swapp.ro

swapp.ro nu importă facturi sau operațiuni din alte programe. Preia în schimb, în câteva câmpuri, tot ce trebuie ca anul să continue corect.

La înregistrarea entității

După codul fiscal, aplicația te întreabă „Ai mai ținut evidența anul acesta?”. Alegi „Da, în altă parte”, iar în formularul entității apare secțiunea „Evidența ținută în altă parte”:

Cele trei totaluri sunt opționale. Le lași necompletate dacă vrei să treci toate operațiunile anului în Încasări și plăți.

Dacă entitatea e mai veche decât anul acesta și răspunzi „Nu, încep acum”, aplicația consideră oricum că anii anteriori s-au ținut în altă parte, până la 31 decembrie anul trecut.

Ce face aplicația cu ele

• Seria pornește de la numărul de start. Prefixul și numărul le mai poți schimba din Setări › Serii facturi cât timp n-ai emis nicio factură pe serie.
• Totalurile intră fiecare ca un rând în registrul de evidență fiscală și în calculul D212. Ca să nu fie numărate de două ori, o încasare sau o plată datată în intervalul lor nu se mai poate înregistra în aplicație. Excepție fac cheltuielile cu deductibilitate limitată, de exemplu protocolul sau pensiile facultative: pe acestea nu le pui în total, ci le treci ca plăți, chiar și pe cele de dinainte de mutare, ca limita lor să se aplice o singură dată, pe tot anul.
• Declarațiile pentru perioadele încheiate până la data aleasă se consideră depuse din vechea evidență. Nu apar ca nedepuse pe dashboard, iar ecranul declarației spune unde au fost depuse.
• Facturile cu data de emitere până la acea zi, dacă treci vreuna în aplicație, sunt considerate trimise din cealaltă aplicație. Nu ți se cer spre trimitere și nu se pot trimite din swapp.ro, așa că nu riști un duplicat.

Ce mai treci de mână

• Clienții și furnizorii în Terți. Pentru unul din România, codul fiscal e de ajuns: datele se preiau de la ANAF.
• Mijloacele fixe în Bunuri de inventar, cu data și valoarea de achiziție. Amortizarea o calculează aplicația. Nu o include în „Cheltuieli deductibile până atunci”.
• Împrumuturile în Datorii.
• Încasările facturilor emise în aplicația veche, când vin banii: în Încasări și plăți, ca „Încasare obișnuită”, cu numărul facturii în descriere.

Dacă încarci extrase de cont din lunile dinaintea mutării și ai completat totalurile, tranzacțiile datate până în ziua mutării nu se mai pot înregistra: sunt deja cuprinse în totaluri. Le ignori.

Facturile aduse din SPV la prima conectare

Când conectezi entitatea la SPV, aplicația citește documentele din ultimele 60 de zile, emise și primite. Pentru cele de dinainte de mutare nu știe dacă banii au intrat sau au ieșit deja în evidența veche, așa că te întreabă, pe ecranul principal. În lista facturilor le bifezi și alegi, din „Selecție” › „Evidența anterioară”, „Încasate integral” sau „Neîncasate”; la facturile primite, „Plătite integral” sau „Neplătite”. Una achitată doar în parte o rezolvi de pe rândul ei, din „Încasare” › „În evidența anterioară” (sau „Plată” › „În evidența anterioară”), unde scrii suma. Răspunsul nu înregistrează nicio operațiune: banii aceia au trecut deja prin evidența veche.

Dacă ai ales o dată greșită

Data și totalurile le corectezi din Setări › Entitate comercială, cu „Modifică” din secțiunea „Evidența ținută în altă parte”. Dacă muți data mai devreme sau o ștergi, aplicația te întreabă întâi. Facturile din intervalul eliberat ți se vor oferi spre trimitere prin SPV, iar pe cele care au plecat deja din aplicația veche nu trebuie să le trimiți din nou.

Întrebări frecvente

Pot continua aceeași serie de facturi în noua aplicație?

Da. Prima factură din aplicația nouă primește numărul de după ultima emisă în cea veche. Important e să nu mai emiți din aplicația veche după ziua mutării.

Trebuie să retrimit în e-Factura facturile emise din vechea aplicație?

Nu. Ele sunt deja în sistemul ANAF. O retrimitere ar crea un duplicat care nu mai poate fi anulat.

Declarația unică o depun din aplicația veche sau din cea nouă?

O singură dată, cu cifrele întregului an. Le iei din aplicația în care ții evidența la sfârșitul anului, cu totalurile de dinainte de mutare incluse.

Ce fac cu facturile neîncasate din aplicația veche?

Dacă aplicația te întreabă de ele, răspunzi „Neîncasate”. Apoi le încasezi normal: când vin banii, îi înregistrezi ca venit în noua evidență, cu trimitere la factură. Venitul aparține anului în care l-ai încasat.