Cum pornești un PFA cu costuri minime

Când pornești pe cont propriu, fiecare leu contează. Nu știi încă dacă vor veni clienții, cât vor plăti și când. Exact în momentul ăsta, toată lumea pare să aibă ceva să-ți vândă: înființarea „la cheie”, pachetul bancar „pentru antreprenori”, abonamentul de contabilitate, semnătura, programul de facturare, „consultanța”.

Vestea bună e că aproape nimic din toate astea nu e obligatoriu. Am trecut și noi prin asta, așa că iată ce îți trebuie cu adevărat.

1. Înregistrarea: gratuită, și o poți face singur

Registrul Comerțului nu percepe nicio taxă pentru înregistrarea unui PFA, și nici pentru modificări sau radiere (art. 44 din Legea nr. 265/2022). Intermediarii cer pentru același lucru între 190 și 500 de lei.

Ai două variante:

• online, din portalul Registrului Comerțului, semnând cererea cu semnătura electronică calificată;
• la ghișeul oficiului registrului comerțului din județul tău, cu cererea semnată de mână. Personalul de acolo te ajută gratuit să completezi cererea și declarațiile tip; e prevăzut chiar în lege (art. 26 alin. 4 din Legea nr. 265/2022).

Nu ai nevoie de capital social. Sediul profesional poate fi chiar locuința ta; dacă nu primești clienți acolo, o declarație pe propria răspundere ține loc de acordul vecinilor.

Un singur lucru de reținut: alege codurile CAEN cu grijă. Un PFA poate avea cel mult 5 clase CAEN (art. 16 alin. 1 din OUG nr. 44/2008). Le poți schimba oricând, tot gratuit.

2. Semnătura electronică calificată: singura cheltuială pe care chiar n-o poți evita

Ai nevoie de ea pentru SPV, adică pentru e-Factura, pentru declarațiile la ANAF și pentru tot ce depui online la Registrul Comerțului. Costă, de regulă, 150-300 de lei pe an. Nu trebuie neapărat să fie pe un token: există și semnături în cloud, pe care unii furnizori le emit cu identificare video, de acasă. Dacă alegi una în cloud, întreabă înainte dacă merge și cu SPV-ul, fiindcă nu toate merg. Ia-o din timp: fără ea nu poți trimite facturi în e-Factura.

3. Contul bancar: cel pe care îl ai deja

Legea nu cere unui PFA un cont de firmă. Obligația nouă din 2026 privește doar persoanele juridice. Poți folosi contul personal, ideal unul separat, gratuit, doar pentru activitate. Verifică întâi că banca ta nu interzice asta în contract; am explicat pe larg în Ai nevoie de cont bancar de firmă pentru PFA?

4. Contabilul: opțional

Un PFA ține contabilitate în partidă simplă, pe care legea îți permite s-o ții singur. Ce ai de făcut:

• emiți facturile și le trimiți în e-Factura, în 5 zile lucrătoare de la emitere;
• păstrezi documentele: facturi emise și primite, extrase, chitanțe, contracte;
• ții Registrul-jurnal de încasări și plăți, Registrul-inventar și Registrul de evidență fiscală;
• depui declarația unică până pe 25 mai a anului următor.

Sună mult, dar pentru un PFA cu câteva facturi pe lună e o oră-două pe lună, mai ales dacă folosești o aplicație care îți face registrele din facturi și plăți. Un contabil costă între 100 și 300 de lei pe lună pentru un PFA simplu. Poate merita pentru liniștea ta, sau doar o dată pe an, pentru declarația unică. Nu e obligatoriu.

5. Taxele: le plătești doar pe ce câștigi

Aici e marele avantaj al PFA-ului la început: taxele urmează venitul.

• Fără venit, fără taxe. La venit net zero sau pierdere nu datorezi CASS (art. 174 alin. 2 din Codul fiscal), iar CAS și impozit, evident, nici atât.
• CASS-ul e 10% din venitul net, dar cel puțin 10% din 6 salarii minime, adică 2.430 de lei pentru 2026, de îndată ce ai un venit net pozitiv. Nu se mai cere minimul dacă ai și un salariu de cel puțin 6 salarii minime pe an sau dacă ești pensionar.
• CAS-ul îl datorezi doar dacă venitul net trece de 12 salarii minime, adică 48.600 de lei în 2026. Sub prag, poți opta să-l plătești, ca să-ți strângi stagiu pentru pensie.
• Impozitul e 10% din venitul net, după ce scazi CAS și CASS.

În sistem real, venitul net înseamnă încasări minus cheltuielile deductibile: laptopul, telefonul, abonamentele, semnătura, aplicațiile. Păstrează facturile pe numele tău și cu CNP-ul sau codul fiscal al PFA-ului.

Cifrele exacte pentru venitul tău le vezi în calculatorul de taxe PFA.

6. Ce nu-ți trebuie

• Un intermediar pentru înregistrare sau modificări. Taxa la Registrul Comerțului e zero, iar la ghișeu primești ajutor gratuit.
• Un pachet bancar „gratuit” pentru antreprenori. E gratuit doar o vreme, apoi trece singur la prețul întreg, și pe un pachet de firmă ai mai puține drepturi decât pe un cont personal.
• Un POS, dacă încasezi și plătești totul prin bancă. Obligația de a accepta plata cu cardul nu se aplică celor care fac toate încasările și plățile exclusiv prin conturi bancare (art. 1 alin. 1^3 din OUG nr. 193/2002). „Toate” înseamnă toate: după ANAF, și o singură plată în numerar, chiar și pentru benzină, te scoate din excepție. Plătește cu cardul și ești acoperit.
• Un SRL „ca să fie”. Costă câteva mii de lei pe an chiar fără activitate și câteva mii ca să-l închizi. Citește PFA sau SRL, când abia începi?

Pe scurt

Primul an de PFA te costă, în afară de taxele pe ce câștigi, cam cât o semnătură electronică și, dacă vrei, o aplicație de facturare. Tot restul e opțional. Nu lăsa pe nimeni să-ți vândă frică.

Noi am construit swapp.ro exact pentru asta: facturi prin e-Factura, registrele obligatorii și estimarea taxelor, fără să ai nevoie de altcineva. Vezi cât costă.