Închiderea anului și declarația unică pentru PFA

Pentru o entitate în sistem real, sfârșitul anului nu înseamnă bilanț și nici formalități complicate. Înseamnă trei lucruri: să ai înregistrați toți banii anului, să ai registrele la zi și să depui declarația unică până pe 25 mai. Ghidul te poartă prin fiecare, în ordinea în care le faci de obicei, cu exemple de calcul.

Ce înseamnă închiderea anului în partidă simplă

Un PFA, o ÎI sau un PFI ține contabilitate în partidă simplă. Venitul se socotește din banii încasați, iar cheltuielile din banii plătiți. Facturile emise și primite sunt documentele care justifică mișcările, dar ce intră în venitul anului este ce a intrat efectiv în cont sau în casă (art. 68 alin. 2 lit. a din Codul fiscal).

Din asta decurg două consecințe pe care e bine să le ai în minte de la început:

• O factură emisă în decembrie și încasată în ianuarie este venit al anului următor.
• O cheltuială plătită în ianuarie pentru un serviciu din decembrie se deduce tot în anul următor.

Pasul 1: toate încasările și plățile anului

Ia extrasele bancare pe tot anul, inclusiv ziua de 31 decembrie, și verifică rând cu rând că fiecare încasare și fiecare plată a activității este înregistrată. La fel pentru numerar, dacă ai încasat sau ai plătit cash.

Dacă ai încărcat extrasele în Extrase de cont, verificarea e deja făcută pentru lunile acelea: o tranzacție rămasă „De verificat” e una despre care n-ai hotărât încă nimic. Pentru lunile fără extras, verifică de mână.

Câteva lucruri care scapă des:

• comisioanele bancare și abonamentul contului;
• plățile cu cardul, mai ales cele mici, online;
• încasările în valută, care se înregistrează în lei la cursul BNR de la data operațiunii (cap. III pct. 18 din Reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 170/2015);
• banii restituiți unui client sau primiți înapoi de la un furnizor.

Impozitul pe venit, CAS-ul și CASS-ul tău nu sunt cheltuieli ale activității. Impozitul nu se deduce deloc (art. 68 alin. 7 lit. c din Codul fiscal). Contribuțiile nu se trec în evidența fiscală (art. 5 alin. 5 din Ordinul MFP nr. 3.254/2017), ci se scad din venit chiar în declarația unică.

Pasul 2: documentele cheltuielilor

Pentru fiecare plată deductibilă trebuie să ai un document: factura furnizorului, bonul fiscal cu codul tău fiscal, contractul. O cheltuială este deductibilă dacă e făcută pentru activitate și are document justificativ (art. 68 din Codul fiscal). Unele au limite, de exemplu cheltuielile cu un autoturism folosit și în scop personal.

Nu e momentul să cauți chitanțe în mai. Dacă le strângi lună de lună, decembrie e doar o verificare.

Pasul 3: mijloacele fixe și amortizarea

Un bun pe care îl folosești în activitate, cu o durată normală de utilizare de peste un an și o valoare de cel puțin 5.000 de lei la intrare, este mijloc fix amortizabil (art. 28 alin. 2 din Codul fiscal). Pragul a fost de 2.500 de lei până la sfârșitul lui 2025, iar bunurile intrate înainte își păstrează regimul.

Prețul unui mijloc fix nu se deduce dintr-odată. Se deduce treptat, prin amortizare, pe durata normală de utilizare din catalogul aprobat prin HG nr. 2.139/2004. Amortizarea începe din luna următoare celei în care bunul a fost pus în funcțiune (art. 28 alin. 12 lit. a).

Exemplu: un laptop de 7.200 de lei, cu o durată de 3 ani, pus în funcțiune în martie. Amortizarea lunară este 7.200 / 36 = 200 de lei. În primul an se deduc lunile aprilie-decembrie, adică 9 × 200 = 1.800 de lei.

Bunurile sub prag sunt obiecte de inventar. Le deduci integral în anul în care le-ai plătit, dar le treci în continuare la inventar.

Pasul 4: registrele contabile

În partidă simplă ai două registre obligatorii, plus unul fiscal:

1. Registrul-jurnal de încasări și plăți, cu toate mișcările de bani ale anului.
2. Registrul-inventar, întocmit la 31 decembrie. Inventarierea se face cel puțin o dată pe an (cap. II pct. 8 din Reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 170/2015). În el treci bunurile pe care le folosești, la valoarea de intrare, creanțele (facturile emise și neîncasate) și datoriile (facturile primite și neplătite, împrumuturile).
3. Registrul de evidență fiscală, din care rezultă venitul brut, cheltuielile deductibile și venitul net al anului (Ordinul MFP nr. 3.254/2017). Cifrele de aici ajung în declarația unică.

Registrele se pot ține electronic, cu condiția să le poți lista oricând (pct. 36 din Normele aprobate prin Ordinul MFP nr. 2.634/2015).

Pasul 5: calculezi CAS, CASS și impozitul

Toate trei pornesc de la venitul net al anului, adică venitul brut minus cheltuielile deductibile. Plafoanele se măsoară în salarii minime brute, la valoarea din 1 ianuarie a anului pentru care declari. Pentru veniturile din 2026, salariul minim este 4.050 de lei, chiar dacă a crescut la 1 iulie.

CAS (pensia)

• Sub 12 salarii minime de venit net (48.600 de lei pentru 2026): nu datorezi CAS. Poți opta să îl plătești (art. 148 alin. 4).
• De la 12 până la 24 de salarii minime: 25% din 12 salarii, adică 12.150 de lei.
• De la 24 de salarii minime în sus (97.200 de lei): 25% din 24 de salarii, adică 24.300 de lei.

Aceasta e baza minimă: legea îți permite să alegi una mai mare (art. 148 alin. 2). Pensionarii și cei asigurați în sistemul propriu al profesiei nu datorează CAS (art. 150 alin. 1).

CASS (sănătatea)

• 10% din venitul net, dar cel mult pe 72 de salarii minime (art. 170 alin. 1). Pentru 2026, maximul este 29.160 de lei. Pentru veniturile din 2025 plafonul fusese de 60 de salarii.
• Dacă venitul net e mai mic de 6 salarii minime, datorezi totuși CASS pe 6 salarii, adică 2.430 de lei pentru 2026 (art. 174 alin. 6). Nu datorezi diferența dacă ai salariu de cel puțin 6 salarii minime, pensie sau alte venituri pe care plătești CASS la acest nivel (art. 174 alin. 7).
• La pierdere sau venit net zero nu datorezi CASS din activitate (art. 174 alin. 2).

Impozitul pe venit

10% din venitul net, după ce scazi CAS-ul și CASS-ul datorate (art. 118 alin. 2 lit. b și art. 123 alin. 1). Diferența de CASS până la 6 salarii nu se scade.

Două exemple pentru 2026

Dacă vrei să încerci alte cifre, calculatorul de pe Taxe PFA aplică aceleași reguli.

Pasul 6: completezi și depui declarația unică

Declarația unică (formularul 212) este a ta ca persoană, nu a entității. Adună la un loc activitatea independentă și celelalte venituri pe care le-ai avut în an: chirii, drepturi de autor, dividende, câștiguri din investiții.

1. Deschide formularul web al ANAF, de pe pagina declarației unice.
2. La „Venituri realizate”, la activități independente, treci venitul brut, cheltuielile deductibile și venitul net din registrul de evidență fiscală, în lei întregi. Formularul calculează singur CAS-ul, CASS-ul și impozitul.
3. Generează PDF-ul, semnează-l electronic și depune-l din Spațiul Privat Virtual. Păstrează recipisa primită.

Termenul este 25 mai a anului următor (art. 122 alin. 3 din Codul fiscal): pentru veniturile din 2026, 25 mai 2027. Dacă data cade într-o zi nelucrătoare, termenul trece pe următoarea zi lucrătoare.

Pasul 7: plătești

Impozitul, CAS-ul și CASS-ul se plătesc în același termen, până pe 25 mai (art. 123 alin. 7, art. 151 alin. 1 și art. 174 alin. 15). Le poți plăti și mai devreme, oricând în cursul anului. Plata se face online, prin Ghișeul.ro sau prin transfer bancar în contul unic, cu CNP-ul tău trecut corect la plătitor.

În unii ani statul acordă o bonificație pentru plata din timp. În 2026, de exemplu, impozitul a fost redus cu 3% pentru cine a depus și a plătit până pe 15 aprilie (OUG nr. 8/2026). Merită să verifici în fiecare primăvară dacă există una și în anul respectiv.

Dacă ai greșit după depunere

Nu e nicio dramă. Depui o declarație rectificativă, care reia anul întreg cu cifrele corecte, și plătești diferența, dacă există. Cel mai des se întâmplă când o încasare sau o plată din anul declarat e înregistrată abia după depunere.

Cât păstrezi documentele

Registrele și documentele care stau la baza lor se păstrează cinci ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui la care se referă (cap. IV pct. 1^1 alin. 1 din Reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 170/2015). Pentru anul 2026, asta înseamnă până la 1 iulie 2032. Documentele de proveniență ale unui bun cu o durată de viață de peste cinci ani se păstrează pe toată durata lui de utilizare (alin. 2).

Cum faci asta în swapp.ro

Verifici anul

Toate încasările și plățile stau în Încasări și plăți, unde le compari cu extrasele. Facturile neîncasate și cele neplătite le vezi în Facturi emise și Facturi primite, cu filtrele „Starea încasării” și „Starea plății”. Pentru una din care au rămas câțiva bani pe care nu-i mai aștepți, „Marchează ca încasată” sau „Marchează ca plătită” o scoate dintre creanțe sau datorii, fără să înregistreze vreo sumă.

Bunurile le ții în Bunuri de inventar. Pentru fiecare mijloc fix, ecranul lui îți arată planul de amortizare pe luni și pe ani, iar amortizarea anului intră singură în evidența fiscală.

Registrele

Cele trei registre se construiesc din ce ai înregistrat, fără nicio operațiune de închidere:

• Jurnal de încasări și plăți;
• Registrul-inventar, cu data de 31 decembrie pentru un an încheiat;
• Evidență fiscală, cu venitul net al anului.

Fiecare are butonul „PDF”, care îți dă registrul ca document de pus la dosar. Cât timp anul nu s-a încheiat, ecranul o spune lângă titlu, pentru că cifrele se mai pot schimba.

Estimarea contribuțiilor

Pe dashboard, cardul „Anul fiscal” îți arată, pentru anul în curs, venitul net de până acum și o estimare a impozitului și a contribuțiilor. Cardul „Praguri CAS și CASS” îți spune pe ce bază ești acum și cât mai ai până la următorul prag. Estimarea privește doar activitatea din swapp.ro și anul de până azi, fără proiecții. Dacă ești pensionar sau asigurat în sistemul profesiei, activează „Sunt scutit de CAS” în datele entității; dacă ai și salariu sau pensie, activează „Am și salariu sau pensie”. Estimarea ține cont de amândouă.

Declarația unică

D212 (declarația unică) îți dă cifrele pentru „Venituri realizate”: venitul brut, cheltuielile deductibile, venitul net sau pierderea, rotunjite la leu cum le cere formularul, plus codul CAEN principal. swapp.ro nu generează fișierul pentru ANAF și nu depune nimic în locul tău. Copiezi cifrele în formularul web și depui din SPV.

După depunere, alege „Marchează ca depusă” și treci data. Din acel moment swapp.ro ține minte cifrele cu care ai depus. Dacă mai târziu înregistrezi o încasare sau o plată pe anul acela, ecranul îți spune ce s-a schimbat și că e cazul unei rectificative, pe care o treci cu „Adaugă o rectificativă”. La „Documente atașate” poți păstra recipisa și declarația așa cum ai trimis-o. Un an nedepus și nemarcat apare pe dashboard, la „Termene și probleme”.

Plata o înregistrezi în Încasări și plăți, ca pe orice plată. Ea nu se deduce, pentru că impozitul și contribuțiile tale nu sunt cheltuieli ale activității.

Arhiva anului

Din 1 ianuarie, în Arhive anuale, „Descarcă arhiva” îți dă anul încheiat într-un singur fișier ZIP: registrele, facturile emise și primite cu originalele e-Factura, declarațiile marcate ca depuse, fișele mijloacelor fixe și documentele atașate. Coloana „Se păstrează până la” îți arată până când trebuie păstrată. Descarc-o după ce ai depus declarația unică și pune-o lângă celelalte acte ale anului.

Întrebări frecvente

O factură emisă în decembrie și încasată în ianuarie intră în anul care s-a încheiat?

Nu. Venitul se socotește când intră banii, așa că ține de anul următor. La 31 decembrie ea apare doar în registrul-inventar, ca o creanță.

Am venit net sub 12 salarii minime. Datorez CAS?

Nu, dar poți opta să îl plătești, ca să ai stagiu de cotizare pentru pensie. CASS datorezi oricum, cel puțin pe 6 salarii minime, dacă nu ai salariu, pensie sau alte venituri care acoperă minimul.

Pot deduce CAS-ul și CASS-ul ca cheltuieli?

Nu în registre. Ele se scad din venitul net chiar în declarația unică, înainte de calculul impozitului, cu excepția diferenței de CASS până la 6 salarii.

Ce se întâmplă dacă depun după 25 mai?

Depune cât mai repede. Întârzierea poate aduce o amendă pentru declarație, iar plata făcută după termen poartă dobânzi și penalități pentru fiecare zi. Cu cât o rezolvi mai devreme, cu atât costă mai puțin.