Facturile de la furnizori în e-Factura: cum le primești și le plătești ca PFA

De când facturile dintre firmele din România circulă prin e-Factura, și cele pe care le primești tu vin tot pe acolo. Un furnizor din țară care îți facturează ție, ca PFA, ÎI sau PFI, are obligația să-ți trimită factura prin sistemul ANAF, chiar dacă ești neplătitor de TVA. Tu o găsești în SPV-ul entității, pe codul ei fiscal.

Ghidul explică întâi ce înseamnă asta pentru orice beneficiar, iar la final cum lucrează swapp.ro cu facturile primite.

Ce primești și care e originalul

Factura care vine prin e-Factura este un fișier XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Acesta este originalul (art. 4 alin. 6 din OUG nr. 120/2021). PDF-ul pe care ți-l trimite furnizorul pe e-mail, dacă ți-l trimite, este doar o copie de citit. La un control, ți se cere fișierul din SPV.

Două lucruri practice decurg de aici:

• Descarcă și păstrează arhivele. Documentele stau în SPV 60 de zile, după care nu le mai poți descărca singur. Arhiva conține factura și semnătura Ministerului Finanțelor, iar tu le păstrezi împreună.
• Nu accepta facturi B2B pe lângă sistem. Dacă un furnizor din România îți trimite doar un PDF, roagă-l să încarce factura în e-Factura. Primirea și înregistrarea unei facturi B2B care n-a trecut prin sistem se sancționează la beneficiar, adică la tine, cu amendă de 15% din valoarea ei (art. 13^2 alin. 1 lit. b și alin. 2 din OUG nr. 120/2021).

Excepția pe care o vei întâlni cel mai des este bonul fiscal care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate, de exemplu cel de la benzinărie, cu codul tău fiscal pe el. El nu trece prin e-Factura (art. 10 alin. 1 din OUG nr. 120/2021).

Când devine factura cheltuială

În partidă simplă, cheltuiala se recunoaște când o plătești, nu când primești factura. Ca să fie deductibilă, trebuie să fie făcută pentru activitate, justificată prin documente și cuprinsă în anul în care ai plătit-o (art. 68 alin. 4 lit. a și b din Codul fiscal).

Un exemplu: primești pe 20 decembrie factura de chirie a biroului pentru luna ianuarie și o plătești pe 5 ianuarie. Cheltuiala intră în anul următor, cel în care ai plătit. Factura rămâne documentul care o justifică, iar la 31 decembrie apare ca datorie către furnizor în registrul-inventar.

Totuși, în două situații contează data facturii, nu cea a plății: când e de la un furnizor din alt stat membru, pentru declarațiile intracomunitare, și când rămâne neplătită la sfârșit de an.

Ce verifici la o factură primită

Când ajunge o factură nouă, uită-te la câteva lucruri:

1. Codul fiscal al beneficiarului este al tău. Se întâmplă ca un furnizor să greșească o cifră și factura să ajungă la altcineva, sau să ajungă la tine factura altcuiva.
2. Denumirea și adresa ta sunt corecte.
3. Sumele și cantitățile corespund cu ce ai cumpărat.
4. Scadența, ca să știi până când plătești.

Un neplătitor de TVA plătește TVA-ul înscris de furnizor ca parte din preț. Nu îl deduci separat: intră în cheltuială împreună cu restul facturii.

Dacă factura e greșită

O factură comunicată prin e-Factura nu poate fi „returnată” prin sistem (art. 4 alin. 8 din OUG nr. 120/2021). Ce poți face este să-i transmiți furnizorului un mesaj prin SPV în care arăți ce e greșit (art. 4 alin. 9). Mesajul e o înștiințare, nu un refuz: factura rămâne valabilă până când furnizorul o corectează, emițând o factură de stornare (art. 4 alin. 10 și art. 330 din Codul fiscal).

Dacă factura e de fapt a altcuiva, înștiințează-l pe furnizor și nu o plăti. Dacă e a ta, dar cu o greșeală de sumă, așteaptă stornarea și factura corectă, apoi plătește ce datorezi.

Facturile de stornare

O factură de stornare are valori negative. Ea scade din ce îi datorezi furnizorului, iar factura inițială rămâne așa cum e. Banii se pot întoarce în două feluri:

• Furnizorul îți dă banii înapoi. Restituirea micșorează cheltuiala anului în care o primești.
• Furnizorul scade suma dintr-o factură viitoare. Plătești mai puțin data viitoare, fără ca banii să circule separat.

Facturile de la furnizori din alte state membre

Un furnizor din alt stat membru nu poate folosi e-Factura. Factura de la Google, Meta, Adobe, un hosting din Germania sau un freelancer din Polonia îți vine pe e-mail sau o descarci din contul tău la el. Pe acestea le înregistrezi tu.

Dacă furnizorul ți-a facturat fără TVA, pentru că i-ai dat codul tău de TVA intracomunitar, taxa o datorezi tu în România, prin taxare inversă (art. 307 alin. 2 din Codul fiscal). Pentru un neplătitor de TVA, asta înseamnă:

• Codul de TVA intracomunitar se obține înainte de primirea serviciilor (art. 317 alin. 1 lit. c din Codul fiscal), prin formularul 700. Nu devii plătitor de TVA. Codul servește doar operațiunilor intracomunitare.
• Declarația 390 se depune până pe data de 25 a lunii următoare, doar pentru lunile cu astfel de operațiuni.
• Declarația 301 se depune în același termen, iar prin ea plătești TVA-ul calculat de tine la cota din România.

Pentru bunuri există un plafon. Cât timp achizițiile tale intracomunitare de bunuri rămân sub 34.000 de lei pe an, atât în anul curent cât și în cel precedent, ele nu sunt impozabile în România (art. 268 alin. 4 din Codul fiscal), deci nu ai TVA de plătit și nimic de declarat pentru ele. La servicii nu există plafon.

Dacă furnizorul ți-a facturat cu TVA-ul din țara lui, nu ai nimic de declarat. TVA-ul străin rămâne parte din cost.

Cum faci asta în swapp.ro

Facturile din SPV vin singure

Cu entitatea conectată la SPV (vezi ghidul Conectarea la SPV), facturile furnizorilor din România apar singure în Facturi primite, de obicei în mai puțin de 20 de minute de când ANAF le-a primit. Nu ai nimic de apăsat. La prima conectare se preiau documentele din ultimele 60 de zile.

Pentru fiecare factură, aplicația preia furnizorul, numărul, datele, pozițiile și totalurile. Un furnizor care nu e încă printre terți primește o fișă nouă. O factură care poartă codul fiscal al altei entități nu este înregistrată automat.

Facturile venite pe acest drum poartă eticheta „Din SPV”, iar filtrul „Proveniență” le desparte de cele „Adăugate manual”. Pe ecranul facturii, la „Documentul original”, găsești arhiva primită de la ANAF. Lângă ea apare, după câteva minute, un PDF generat de ANAF din aceeași arhivă, pe care îl deschizi și cu butonul „PDF”.

Dacă o factură nu a putut fi înregistrată automat, pe butonul „Adaugă” se vede un semn, iar în meniul lui apare „Preia următoarea din SPV”. Se deschide factura, completată cu datele din document. O verifici și o salvezi.

Plata

Categoria de cheltuială nu se completează la preluare. O alegi pe plată, unde contează pentru evidența fiscală.

„Plată” › „Adaugă operațiune” deschide o operațiune nouă, cu furnizorul, factura și suma rămasă completate. „Plată” îl găsești pe rândul facturii și pe ecranul ei, iar secțiunea „Plăți” de pe ecran îți dă aceleași variante sub „Acțiuni”. Poți plăti și în mai multe tranșe. Coloana „Plătită” arată în procente cât ai achitat.

Dacă rămân câțiva bani care nu se mai plătesc, „Marchează ca plătită” închide documentul fără să înregistreze vreo sumă. Singurul efect e că factura nu mai apare ca datorie în registrul-inventar.

Stornările și obiecțiile

O factură de stornare venită din SPV se înregistrează ca atare, cu valori negative. Pentru una adăugată de tine alegi „Factură de stornare” la „Tipul documentului”, iar la „Factura stornată” indici pe care o corectează. Dacă furnizorul îți dă banii înapoi, „Restituire” ia locul lui „Plată”. Dacă îi scade dintr-o factură viitoare, marchezi ambele documente ca plătite.

Ca să-i semnalezi furnizorului o greșeală, folosești „Trimite obiecție prin SPV”, de pe ecranul facturii. Obiecția se poate trimite doar pentru o factură venită din SPV.

Facturile de la furnizori din UE

Le adaugi cu „Adaugă” (sau „Adaugă manual”, din meniul lui, cât timp ai facturi din SPV care așteaptă să fie înregistrate). Alegi furnizorul din terți, scrii pozițiile, iar totalurile se calculează din ele. La „Operațiune intracomunitară” alegi „A — Achiziții intracomunitare de bunuri” sau „S — Achiziții intracomunitare de servicii”, iar cota de TVA din România vine precompletată. Factura intră apoi în D390 și în D301. Pentru bunuri sub plafon, coloana „Declarații” arată „Sub plafon”, iar factura nu se declară.

Dacă furnizorul ți-a facturat cu TVA-ul țării lui, lași „Neraportată”.

Întrebări frecvente

Factura primită în SPV e cheltuială din ziua în care a venit?

Nu. În partidă simplă, cheltuiala se recunoaște când o plătești. Factura e documentul care o justifică.

Un furnizor din România îmi trimite doar PDF-ul. E suficient?

Nu. Roagă-l să încarce factura în e-Factura. Originalul este fișierul din sistem, iar o factură B2B primită pe lângă el te expune și pe tine la amendă.

Pot refuza o factură greșită în SPV?

Nu o poți returna. Îi trimiți furnizorului un mesaj cu obiecția ta, iar el o corectează printr-o factură de stornare. Până atunci, factura rămâne valabilă.

De ce nu văd în SPV factura de la Google sau de la un furnizor din Germania?

Pentru că e-Factura este un sistem românesc. Facturile de la furnizori din alte state membre le înregistrezi tu, iar dacă sunt fără TVA, intră în declarațiile 390 și 301.