Extrasul de cont în evidența unui PFA: ce treci din el și ce lași deoparte

Banca îți dă în fiecare lună un extras de cont: lista tuturor banilor intrați și ieșiți din cont în perioada aceea. Pentru un PFA, o ÎI sau un PFI în sistem real, extrasul este lista față de care se verifică registrul-jurnal de încasări și plăți.

Ghidul explică întâi ce înseamnă extrasul pentru orice evidență în partidă simplă, iar la final cum lucrezi cu el în swapp.ro.

Ce este extrasul și de ce contează

În registrul-jurnal de încasări și plăți treci atât banii mișcați în numerar, cât și pe cei care trec prin bancă, la valoarea din documentele justificative (Reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 170/2015). Pentru o încasare sau o plată prin bancă, documentul este de obicei factura, iar extrasul arată că banii chiar s-au mișcat. Acolo unde nu există factură, extrasul de cont bancar este el însuși unul dintre documentele pe baza cărora se înregistrează operațiunea (Anexa nr. 1 pct. 25 din Ordinul MFP nr. 2.634/2015). Un exemplu este comisionul băncii.

La un control, inspectorul pune rândurile registrului lângă extrase. Orice încasare din activitate care apare în extras trebuie să apară și în registru.

Extrasele se păstrează ca orice alt document justificativ, 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui la care se referă (cap. IV pct. 1^1 alin. 1 din Reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 170/2015).

Contul personal sau un cont separat

Un PFA, o ÎI sau un PFI nu are personalitate juridică. Obligația de a avea un cont de plăți, introdusă din 2026, privește persoanele juridice (art. 1 alin. 1^2 din Legea nr. 70/2015). Poți deci folosi pentru activitate contul tău personal, dacă banca nu ți-l interzice prin contract.

Atunci extrasul amestecă banii activității cu cei personali: salariul, cumpărăturile, transferurile în familie. În registru intră doar cei ai activității. Restul îi lași deoparte, fără să-i înregistrezi nicăieri.

Dacă vrei extrase mai ușor de citit, un al doilea cont personal, folosit doar pentru activitate, rezolvă problema fără să plătești un pachet pentru firme.

Ce treci în registru dintr-un extras

Treci în registru:

• încasările de la clienți, legate de factura pe care o achită;
• plățile către furnizori, legate de factura primită, dacă există una;
• plățile cu cardul pentru activitate, cu bonul sau factura păstrate;
• comisioanele băncii pentru operațiunile activității și abonamentul contului folosit pentru activitate.

Nu treci:

• banii personali, intrați sau ieșiți;
• banii pe care îi pui tu în activitate sau îi scoți din ea, care nu sunt venituri și nici cheltuieli (art. 68 alin. 3 din Codul fiscal);
• depozitele, dobânzile la ele și impozitul pe dobândă, care țin de economiile tale, nu de activitate.

Câteva lucruri de urmărit:

• Data. La o plată cu cardul, extrasul arată de obicei două date: ziua în care ai plătit și ziua în care banca a înregistrat plata. Alege una și folosește-o la fel de fiecare dată.
• Valuta. O tranzacție în euro sau în dolari se trece în lei la cursul BNR din ziua operațiunii (cap. III pct. 18 din Reglementările aprobate prin Ordinul MFP nr. 170/2015), nu la cursul la care a schimbat banca.
• Referința. Fiecare tranzacție are o referință tipărită de bancă. Trecută pe operațiune, ea leagă rândul din registru de rândul din extras.

Cum faci asta în swapp.ro

Extrasele sunt opționale. Poți înregistra fiecare încasare și plată de mână, în Încasări și plăți, iar evidența iese la fel. Extrasul doar te scutește de copiat.

Deocamdată aplicația citește extrasele lunare în PDF ale Băncii Transilvania, așa cum le descarci din internet banking.

Cine vede extrasul

Oricine are acces la entitate, indiferent de rol, vede extrasul întreg, inclusiv tranzacțiile pe care le ignori. Dacă e extrasul contului tău personal și ai dat acces unui contabil sau altcuiva, gândește-te la asta înainte să-l încarci. Fișierul se păstrează întreg, fiindcă el este documentul din spatele operațiunilor înregistrate din el.

Încărcarea

1. Verifică în Setări › Entitate comercială că, la „Conturi bancare”, contul de pe extras este trecut. Un extras se încarcă doar pentru un cont al entității.
2. Din Extrase de cont apeși „Încarcă extras” și alegi fișierul PDF.
3. Aplicația citește toate tranzacțiile și verifică dacă dau totalurile și soldurile tipărite de bancă. Un extras care nu se verifică nu se încarcă deloc, ca să nu rămână tranzacții pe dinafară.

Poți încărca același extras de două ori sau extrase care se suprapun: tranzacțiile deja încărcate nu apar a doua oară.

Liniile

Fiecare tranzacție devine o linie, cu una dintre stările:

• „De verificat”: încă n-ai hotărât ce faci cu ea;
• „Posibilă dublură”: în evidență există deja o operațiune cu aceeași sumă și cu referința băncii, de obicei una pe care ai trecut-o de mână înainte. O legi de linie cu „Leagă de operațiunea existentă”, fără să înregistrezi nimic nou;
• „Înregistrată”: din ea s-a făcut o operațiune;
• „Ignorată”: nu ține de activitate. Depozitele, dobânzile și abonamentul contului pornesc așa; dacă abonamentul e al unui cont folosit pentru activitate, îl readuci cu „Nu mai ignora” și îl înregistrezi.

Sub unele linii apare o sugestie: „probabil personală”, partenerul recunoscut după codul fiscal sau contul lui, ori factura pe care pare să o achite. O sugestie nu hotărăște nimic în locul tău.

Înregistrarea

1. Pe linia unei tranzacții a activității apeși „Înregistrează”. Se deschide formularul de încasare sau plată, cu data, suma, moneda, cursul BNR și referința băncii completate, iar deasupra vezi linia așa cum apare în extras.
2. Verifici partenerul și factura propuse, alegi categoria și salvezi. Te întorci la extras.
3. Comisionul băncii apare sub tranzacția pentru care a fost perceput și se înregistrează separat, ca plată.
4. Când ai terminat cu ce ține de activitate, „Ignoră restul” ignoră toate liniile rămase de verificat. Le poți readuce oricând cu „Nu mai ignora”.

La „Încasări și plăți”, meniul „Adaugă” are și intrarea „Din extras de cont”, cu numărul de linii rămase de verificat.

Ce se întâmplă după

O operațiune înregistrată dintr-un extras arată pe ecranul ei de unde vine. Dacă ștergi un extras, operațiunile înregistrate din el rămân, fiindcă ele sunt contabilitatea ta. Extrasele încărcate intră în Arhive anuale, în arhiva fiecărui an pe care îl cuprind.