Codurile CAEN Rev. 3 și alte formalități la Registrul Comerțului, fără intermediari

De la 1 ianuarie 2025, în România se folosește o nouă clasificare a activităților economice, CAEN Rev. 3 (Ordinul INS nr. 377/2024). Toți cei înregistrați înainte, firme, PFA-uri și întreprinderi individuale, trebuie să-și treacă la un moment dat codurile din vechea clasificare în cea nouă.

De aici, o întreagă industrie. În ultimele luni am văzut oferte de „actualizare CAEN Rev. 3” între 300 și 900 de lei, articole care vorbesc despre „amenzi între 2.000 și 20.000 de lei” și bannere cu „Termen limită!” care au rămas pe site și după ce termenul s-a mutat. Noi ne-am actualizat codurile singuri, acum câteva săptămâni, din portalul Registrului Comerțului, și n-am plătit nimic. Iată tot ce trebuie să știi.

Ce spune legea, pe scurt

• Termenul a fost prelungit. Perioada de tranziție de 18 luni s-ar fi încheiat pe 25 septembrie 2026. Prin HG nr. 788/2026 s-a mai adăugat o perioadă de 6 luni; Registrul Comerțului spune că actualizarea se poate face până la 1 aprilie 2027. Motivul nu e un secret: până la vechiul termen își actualizaseră codurile doar 37% dintre cei vizați, iar Registrul Comerțului a recunoscut singur că „prelungirea perioadei de tranziție are în vedere și întârzierile existente în soluționarea cererilor”. Până atunci, codurile vechi și cele noi sunt valabile deopotrivă.
• Nu există amendă. Chiar Registrul Comerțului a scris-o negru pe alb: „NU este prevăzut un termen limită pentru înregistrarea mențiunii privind actualizarea obiectului de activitate și nici sancțiuni în acest sens”, iar data din toamnă „nu este un termen de decădere”, ci doar momentul de la care instituțiile publice folosesc noua clasificare. Am căutat și noi în actele normative care reglementează trecerea și n-am găsit nicio amendă.
• E gratuit. Pentru înregistrarea în registrul comerțului și pentru orice modificare ulterioară „nu se percep taxe și tarife” (art. 44 din Legea nr. 265/2022). Noul certificat de înregistrare, cu codurile actualizate, se eliberează și el gratuit (art. 3 din Ordinul ministrului justiției nr. 2.938/C/2024).
• Nu se face singur. Actualizarea se face la cerere sau odată cu prima altă modificare pe care o înregistrezi la Registrul Comerțului. Dacă nu faci nimic acum, codurile tale vor fi actualizate data viitoare când schimbi ceva, de exemplu sediul.

Asta nu înseamnă că e bine s-o lași baltă. Unele instituții sau unii parteneri se pot uita după 1 aprilie 2027 la codurile tale noi. Dar nu e nici motiv de panică, nici motiv să plătești sute de lei pentru ea.

Cum o faci singur, online

Îți trebuie o semnătură electronică calificată, aceeași pe care o folosești pentru SPV și e-Factura. Nu e obligatoriu să fie pe un token: merge la fel de bine una în cloud, pe care unii furnizori o emit cu identificare video, fără să mergi nicăieri. Contul în portal ți-l faci și fără semnătură, iar certificatul constatator îl poți comanda tot fără ea; semnătura îți trebuie doar ca să depui cereri. Dacă nu ai una, vezi mai jos varianta de la ghișeu.

Pașii, în mare:

1. Îți faci cont în portalul de servicii online al Registrului Comerțului, cu datele tale și confirmarea pe e-mail.
2. Alegi depunerea unei cereri de înregistrare de mențiuni pentru entitatea ta și o cauți după codul fiscal.
3. Bifezi actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev. 3.
4. Portalul îți propune codurile noi care corespund celor vechi. Le verifici. Unde un cod vechi s-a împărțit în mai multe coduri noi, îl alegi pe cel care descrie ce faci tu. Dacă ai un PFA, ține minte limita de 5 clase CAEN; o întreprindere individuală poate avea 10.
5. Generezi cererea, o semnezi cu semnătura electronică și o încarci înapoi.
6. Urmărești cererea în secțiunea în care apar cererile tale și descarci noul certificat când e gata.

Pentru o simplă actualizare nu-ți trebuie alte documente. Meniurile portalului se mai schimbă, dar etichetele sunt suficient de clare ca să te descurci.

Legea spune că registratorul soluționează cererea într-o zi lucrătoare (art. 105 din Legea nr. 265/2022). În practică, Registrul Comerțului a recunoscut public că are întârzieri, din cauza volumului mare de cereri. Cererile se rezolvă însă în ordinea în care au fost depuse, fie că le depui tu, fie că le depune un intermediar. Nimeni nu-ți poate vinde o coadă mai scurtă.

Fără semnătură electronică: la ghișeu, tot gratuit

Poți depune cererea semnată de mână la oficiul registrului comerțului din județul tău sau prin poștă. Iar dacă nu știi cum s-o completezi, oficiul are un serviciu de asistență, gratuit prin lege: te îndrumă, îți completează cererea și îți redactează declarațiile tip (art. 26 alin. 4 din Legea nr. 265/2022).

Alte formalități pe care le poți face singur

Același lucru e valabil pentru tot ce face de obicei un PFA sau o ÎI la Registrul Comerțului, toate cu taxă zero:

• adăugarea sau schimbarea codurilor CAEN, cu o declarație pe propria răspundere că îndeplinești condițiile de funcționare;
• schimbarea sediului profesional;
• suspendarea activității, pentru cel mult 3 ani (art. 14 alin. 8 din OUG nr. 44/2008), și reluarea ei;
• radierea, la care certificatul se eliberează, potrivit Registrului Comerțului, în 3 zile lucrătoare.

Singurul lucru pe care îl plătești e certificatul constatator, pe care îl poți comanda online: 30 de lei (Ordinul ministrului justiției nr. 380/C/2024). Intermediarii îl revând cu 50-90 de lei.

Cum recunoști o ofertă care te ia de fraier

• „Taxe ONRC incluse”. Formula sugerează că există o taxă de stat pe care intermediarul o plătește pentru tine. Pentru aceste operațiuni nu există.
• „Riscați amenzi”. Pentru actualizarea CAEN, nu riști nicio amendă.
• „Termen limită!”, fără data actualizată. Termenul e acum 1 aprilie 2027.
• „Procesare rapidă”. Cererea lor intră în aceeași coadă ca a ta.

Când merită, totuși, un intermediar

Cinstit vorbind, există și situații în care plătești pe cineva cu folos: modificări complexe la un SRL, care cer act constitutiv actualizat și hotărârea asociaților, sau când pur și simplu timpul tău valorează mai mult decât onorariul. Dar atunci plătești pentru munca omului, nu pentru o taxă care nu există. Iar pentru o actualizare CAEN la un PFA, munca e de cel mult o oră-două.